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# Approve or reject an expense claim - AO & Approver only

# Wer kann Anfragen genehmigen?

Genehmigende Personen können ihre eigenen Anfragen nicht selbst genehmigen, es sei denn, ihre Ausgabenrichtlinie erlaubt dies.

Folgende Rollen/Berechtigungen können Ausgabenabrechnungen genehmigen oder ablehnen:

* Kontoinhaber*innen
* Team- oder Kostenstellenverantwortliche

# Genehmigung oder Ablehnung von Ausgabenanfragen

Genehmigende Personen erhalten jede Woche eine Benachrichtigung über ausstehende Ausgaben, die geprüft werden müssen. Sie können Ausgabenanfragen auch direkt über unsere mobile App genehmigen oder ablehnen!

Als Genehmigende*r:

1. Gehen Sie zu **Anfragen > Zu genehmigen**,
2. Wählen Sie die Ausgabenanfrage aus, die Sie prüfen möchten,
3. Überprüfen Sie die bereitgestellten Informationen. Falls nötig, ändern Sie die Beschreibung und/oder andere Angaben,
4. Klicken Sie auf **Betrag zur Erstattung bearbeiten**, falls Sie den Erstattungsbetrag anpassen möchten,
5. Genehmigen Sie die Ausgabe durch Klicken auf **Anfrage genehmigen** ODER lehnen Sie die Ausgabe ab, indem Sie auf **Anfrage ablehnen** klicken. Sie sollten eine Begründung angeben können. Eine wöchentliche E-Mail wird an das Mitglied gesendet, das die Anfrage eingereicht hat, um es über den Status seiner Ausgabe zu informieren.

Es ist auch möglich, dass Genehmigende oder Finanzteams den Antragsteller einladen, die Anfrage zu bearbeiten, wenn ein Teil der Anfrage (Rechnung oder Ausgabenabrechnung) fehlerhaft ist. Dadurch wird Zeit gespart, da nicht alle Felder erneut ausgefüllt werden müssen.

Um Ihre Anfrage zu bearbeiten, gehen Sie zur Seite **Anfragen**.

Wenn akzeptiert, erscheinen Ausgabenabrechnungen im Reiter **Ausgabenabrechnungen > Zu prüfen**. Prüfer_innen und Kontoinhaber_innen können diese nun prüfen und erstatten. Nach der Erstattung wechseln die akzeptierten Ausgabenanfragen gleichzeitig in die Registerkarten **Vorbereiten** und **Alle Zahlungen**.

**Hinweis:** Wenn eine Anfrage von einem anderen Mitglied im Genehmigungsprozess oder vom Kontoinhaber akzeptiert wird, ist sie nicht mehr im Bereich **Zu genehmigen** sichtbar.