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# Demander une indemnisation kilométrique

**Propriétaires de compte:** l'utilisation de la fonction Indemnités kilométriques nécessite notre fonction 'Notes de Frais'. Pour l'activer, allez dans **Méthodes de paiement.**

# Soumettre une demande d'indemnité kilométrique

## Qu'est-ce qu'une demande d'indemnité kilométrique ?

Les indemnités kilométriques vous permettent d'être remboursé(e) par votre employeur pour les déplacements professionnels effectués avec votre voiture personnelle.

Si vous utilisez votre véhicule personnel pour le travail, vous pouvez demander une indemnité kilométrique. Toutefois, vous ne pouvez pas demander d'indemnité kilométrique si vous utilisez une voiture de fonction.

## Qu'est-ce qui est couvert ?

Les indemnités kilométriques couvrent généralement des éléments tels que:

* Le carburant,
* Entretien et réparations,
* Assurance automobile,
* La dépréciation: la valeur décroissante d'un véhicule au fil du temps.

Les péages et les parkings ne sont pas inclus. Pour ce type de dépense, vous pouvez soumettre une note de frais, voici [comment](https://helpcenter.spendesk.com/fr/articles/4119170-demander-une-indemnisation-kilometrique-ao-et-demandeur) (ou utiliser votre carte Spendesk).

# Marchés disponibles et fonctionnalités Spendesk des frais kilométriques

Votre entreprise peut choisir parmi ces 4 options. Il est aussi possible d'utiliser le même taux sur tous les pays de votre entreprise (nous utiliserons alors le taux personnalisé).

* **Barèmes officiels de remboursement :** Disponible pour tous les marchés EMEA avec des taux actualisés et conformes.

* **FR** ([URSSAF](https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/indemnites-kilometriques.html) - selon le type de véhicule, la puissance fiscale et le nombre de km parcourus dans l'année).
* **UK** ([HMRC](thttps://www.gov.uk/expenses-and-benefits-business-travel-mileage/rules-for-tax) - selon le type de véhicule et le nombre de miles parcourus dans l'année).
* **DE** ([Bundesreisekostengesetz](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2020-11-25-Stl-Behandlung-Reisekosten-Arbeitnehmern.pdf?__blob=publicationFile&v=2) - taux fixe par kilomètre).
* **Taux personnalisé** mis en place sur demande (taux fixe à configurer selon le type de véhicule).

**NB** : Si vous souhaitez configurer un taux personnalisé, veuillez prendre contact avec votre gestionnaire de compte ou notre équipe support par tchat.

**Suivi facile via application mobile :** Les indemnités kilométriques peuvent être soumises, suivies et approuvées directement sur l'application mobile Spendesk.

**Fonctionnalité multi-étapes** : vous pouvez ajouter plusieurs étapes si nécessaire. Pour les trajets aller-retour, vous pouvez ajouter une troisième étape avec le même lieu que la date de départ, qui servira de trajet retour. Si le retour a lieu à une autre date, veuillez remplir une deuxième demande de remboursement kilométrique _(le remboursement est basé sur la distance totale)._

**Sauvegarde automatique des détails du voyage :** Les adresses et véhicules récurrents sont sauvegardés automatiquement pour pouvoir soumettre rapidement les demandes _(disponible uniquement sur mobile)._

# Soumettre une demande d'indemnités kilométriques

* Allez à l'onglet **Demandes**.
* Dans le coin supérieur droit, appuyez sur le bouton **"Faire une nouvelle demande".**
* Sélectionnez **Demander un remboursement** puis **Frais kilométriques.**
* Remplissez les détails relatifs à votre voyage.
* Si nécessaire, vous pouvez utiliser la fonction « multi-arrêts ».
* Selon le taux de remboursement (FR, UK, ...), certains champs additionnels seront disponibles.
* Soumettez votre demande.

L'indemnité kilométrique sera **calculée** automatiquement en fonction de la **distance** de votre voyage et de votre **réglementation** locale. **Elle ne sera pas forcément la même dans les deux sens,** comme la **distance** parcourue peut être **différente**.

Lors de la soumission d'une demande de kilométrage sur le web ou mobile, vous avez la possibilité de **modifier la distance** totale si nos calculs ne sont pas précis (par exemple, en cas de déviation de route). Toute modification manuelle sera clairement indiquée par une note “modifié manuellement” sur toutes les pages et exports concernés.

Les **modérateurs** (ou propriétaires de compte...) peuvent ensuite **approuver** ou **refuser** la dépense comme habituellement.

**NB :** Pour les **voitures** et les **motos**, nous calculons automatiquement le chemin le **plus rapide** entre les deux adresses (en privilégiant les routes à grande vitesse comme les autoroutes). Pour l**es vélos**, nous calculons le chemin le plus **court** entre les deux adresses.

Si des erreurs surviennent alors que tous les champs du formulaire sont correctement remplis, cela pourrait être dû à un problème de calcul des taux de remboursement. Veuillez contacter notre support technique si le problème persiste.

**Pour la France :**

[👉 Plus d'information sur le remboursement des frais kilométriques.](https://blog.spendesk.com/fr/remboursement-frais-kilometriques)

**Pour le Royaume-Uni:**

[👉 Plus d'information](https://www.gov.uk/expenses-and-benefits-business-travel-mileage/rules-for-tax)

**Pour l'Allemagne:**

[👉 Plus d'information](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Monatsberichte/2014/03/Inhalte/Kapitel-3-Analysen/3-4-reform-steuerliches-reisekostenrecht.html)