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# Erstattungen für Spesen per Überweisung direkt mit Spendesk abwickeln

Diese Funktion kann unter **Zahlungsmethoden** aktiviert werden.

# So erstatten Sie Spesen

Als Controller_in oder_ Kontoinhaber_in_ gehen Sie zu **Erstattungen planen** und wählen Sie die Mitarbeiter*innen aus, die Sie erstatten möchten. Danach:

1. **Wählen Sie ein Ausführungsdatum**

* **Heute zahlen:** Standardmäßig haben die ausgewählten Spesenabrechnungen ein Ausführungsdatum des aktuellen Datums. Sobald der Kontoinhaber bestätigt, wird die Überweisung von unserem Bankpartner ausgeführt.  
Der Empfang erfolgt 1-3 Tage später bei Standardüberweisungen.  
NEU: Zahlungen unter 100.000 € können jetzt sofort ausgeführt werden (innerhalb von 10 Sekunden)
* **Später zahlen:** Sie können eine Überweisung für ein späteres Datum planen, indem Sie ein benutzerdefiniertes Ausführungsdatum auswählen. Sobald die Kontoinhaber*in dies bestätigt, wird die Überweisung am gewählten Datum ausgeführt.
2. **Wählen Sie, ob Sie über Spendesk oder Ihr Bankkonto erstatten möchten**

* **Über Spendesk:** Standardmäßig werden die ausgewählten Spesen über Spendesk erstattet, indem die verfügbaren Mittel in Ihrem Wallet verwendet werden. Als Kontoinhaber*in müssen Sie Ihre Telefonnummer zu Spendesk hinzufügen, um eine Überweisung zu bestätigen.
* **Über Ihre Bank:** Sie können Mitarbeiter*innen per Überweisung über Ihr Bankkonto erstatten, anstatt Spendesk zu nutzen. Wählen Sie dazu die Option XML- oder CSV-Erstattung.

Wenn Sie sich für die Erstattung "Über Spendesk" entscheiden, wird die Kontoinhaber_in per E-Mail benachrichtigt und muss die Rückerstattung in **Bestätigen** bestätigen. Ein Bestätigungscode wird gesendet, und die Kontoinhaber_in muss ihre Telefonnummer bei Spendesk hinterlegen, um diesen zu erhalten.

### Änderung der Zahlungsoptionen

Falls Sie bereits die Option XML/CSV gewählt, diese bestätigt und dann Ihre Meinung geändert haben, ist es nicht möglich, zur Option "Per Überweisung über Spendesk" zu wechseln. In diesem Fall müssen Sie die XML/CSV-Datei manuell über Ihr Bankkonto verarbeiten.

### Wissenswertes

* Wenn Sie sich im SEPA-Raum befinden und ein Euro-Wallet besitzen, können Sie die Bankdaten Ihrer Mitarbeiter*innen hinzufügen und eine SEPA-XML-Datei herunterladen, falls Sie die Funktion "Über Spendesk erstatten" nicht nutzen möchten.
* Solange das Ausführungsdatum nicht erreicht ist, können Sie die Überweisung unter **Spesen > Verlauf** stornieren.
* Bei unzureichenden Mitteln in Ihrem Wallet wird die Überweisung wahrscheinlich fehlschlagen. Stellen Sie sicher, dass Sie vor der Planung der Erstattungen Mittel in Ihr Wallet einzahlen.
* Wenn Sie das Spesenmodul deaktivieren, haben Controller*innen weiterhin Zugriff auf die Registerkarte und deren Verlauf (**Zahlungsverlauf**).

# FAQ

**1. Was passiert, wenn ich die Überweisung nicht vor dem Ausführungsdatum bestätige?**

Die Überweisung wird nicht ausgeführt, bis sie von der Kontoinhaber*in bestätigt wurde.

**2. Kann ich in anderen Währungen als EUR/GBP erstatten?**

Derzeit unterstützt diese Funktion Erstattungen in EUR von einem EUR-Konto und GBP von einem GBP-Konto. Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichende Mittel im entsprechenden Wallet haben.

**3. Wie kann ich meine Telefonnummer zu Spendesk hinzufügen?**

Gehen Sie zu **Einstellungen > Profil** und geben Sie Ihre Telefonnummer ein. Dieser Schritt ist erforderlich, um Bestätigungscodes für Überweisungen zu erhalten.