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# Kostenstellen: Leitfaden zur Einrichtung und Verwaltung

**Kostenstellen ermöglichen es, Ausgaben bestimmten Aktivitäten oder Zwecken zuzuordnen und beantworten die Frage: „Für welche Funktion oder Aktivität werden diese Ausgaben getätigt?“**

Die Budgets-Funktion basiert auf diesem Konzept. Admins und Kontoinhaber*innen können Kostenstellen in Spendesk einrichten. Es ist zwar möglich, über 100 Kostenstellen zu erstellen, wir empfehlen jedoch, die Anzahl überschaubar zu halten, um den Zahlungsprozess reibungslos zu gestalten.

# Einrichten einer Kostenstelle

So richten Sie Ihre erste Kostenstelle ein:

1. Gehen Sie zu **Einstellungen > Organisation > Kostenstellen**.
2. Wählen Sie einen Namen für die Kostenstelle und weisen Sie einen Verantwortlichen zu. Diese Person ist für die Kostenstelle und das zugehörige Budget verantwortlich. Hinweis: Die verantwortliche Person muss immer in den Genehmigungsprozess einbezogen werden.

* Beispiel: Die Marketingleitung ist am besten geeignet, Ausgaben im Zusammenhang mit einer Kostenstelle „Marketing“ zu genehmigen.

Kostenstellen können jetzt auch zentral für Ihre Organisation verwaltet und über unsere Multi-Entity Einstellungen zwischen den Einheiten geteilt werden, was Zeit und Mühe für jede Einheit spart. Für weitere Informationen lesen Sie bitte diesen [Artikel](https://helpcenter.spendesk.com/en/articles/11745190-multi-entity-settings).

# Verantwortliche und Co-Verantwortliche für Kostenstellen

* **Verantwortliche:** Zuständig für Genehmigungen und Budgets.
* **Co-Verantwortliche:** Haben dieselben Rechte wie die Verantwortlichen, müssen jedoch nicht in den Genehmigungsprozess einbezogen werden. Sie können die mit der Kostenstelle verbundenen Ausgaben im Tab **Zahlungen** einsehen, auch wenn sie keine Genehmiger*innen sind.

## Definieren des Genehmigungsprozesses

Sobald die Kostenstelle benannt und eine verantwortliche Person zugewiesen wurde:

1. Klicken Sie auf **Genehmigungsprozess definieren**.
2. Legen Sie verschiedene Genehmigungsschwellenwerte basierend auf den Ausgabenbeträgen fest und weisen Sie Genehmiger*innen entsprechend zu.

* Beispiel: Genehmigerin A ist für Ausgaben unter 1.000 € erforderlich. Für Ausgaben über 1.000 € sind Genehmigerin A und B erforderlich.
3. Entscheiden Sie, ob jede Schwelle die Genehmigung durch eine beliebige oder alle aufgeführten Personen erfordert.

Hinweis:  
Wenn mehrere Genehmigungsprozesse existieren, z. B. ein Prozess für 0–10.000 € (Genehmigerin A) und ein anderer für 10.000–20.000 € (Genehmigerin B), kann eine Anfrage über 8.000 € von Genehmiger*in A oder einer beliebigen Person über diesem Schwellenwert genehmigt werden.

Für weitere Details zu rollenbasierten Genehmigungsprozessen und Ausnahmeszenarien lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden [hier].

# Bearbeiten einer Kostenstelle

Sie können die verantwortliche Person und andere Einstellungen der Kostenstelle jederzeit aktualisieren, indem Sie im Bereich **Kostenstellen** auf das **Bearbeiten**-Symbol neben dem Namen der verantwortlichen Person klicken.

# Ändern der Kostenstelle bei Anfragen, Verbindlichkeiten oder Zahlungen

Um die zugewiesene Kostenstelle zu ändern:

1. Gehen Sie zum entsprechenden Tab (z. B. **Anfragen**, **Verbindlichkeiten**, **Zahlungen**).
2. Wählen Sie die Zahlung oder Verbindlichkeit aus und bearbeiten Sie das Feld **Kostenstelle**.

Änderungen sind nur möglich, solange die Zahlung nicht vorbereitet und exportiert wurde.

# Löschen einer Kostenstelle

Beim Löschen einer Kostenstelle müssen alle zugehörigen Anfragen, Verbindlichkeiten, Zahlungen, Abonnements und Bestellungen einer bestehenden Kostenstelle neu zugewiesen werden. Dies stellt sicher, dass:

* Alle nicht genehmigten Anfragen den Genehmigungsprozess der neuen Kostenstelle durchlaufen.
* Bereits exportierte Verbindlichkeiten/Zahlungen ihren ursprünglichen Kostenstellenwert behalten.

# FAQs

**Kann ich mehr als 100 Kostenstellen haben?**  
Ja, jedoch empfehlen wir, die Anzahl gering zu halten, um einen reibungslosen Zahlungsprozess zu gewährleisten.

**Was passiert, wenn ich eine Kostenstelle lösche?**  
Alle zugehörigen Anfragen, Zahlungen und Verbindlichkeiten werden der neu ausgewählten Kostenstelle zugewiesen. Nicht genehmigte Anfragen folgen dem Genehmigungsprozess der neuen Kostenstelle.

**Kann ich eine Kostenstelle nach ihrer Erstellung bearbeiten?**  
Ja, Sie können den Namen, die verantwortliche Person und die Einstellungen der Kostenstelle jederzeit aktualisieren.

**Können Co-Verantwortliche Ausgaben genehmigen?**  
Nein, Co-Verantwortliche können Ausgaben einsehen, müssen jedoch nicht in den Genehmigungsprozess einbezogen werden.