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# Reichen Sie Ihre Eingangsrechnungen auf Spendesk ein

## Lieferantenrechnungen bei Spendesk einreichen

Kontoinhaberinnen und alle Mitglieder mit der Rolle **Anforderer** können Lieferantenrechnungen über den Tab **Anfragen** bei Spendesk einreichen. Alternativ können Rechnungen auch an eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse gesendet werden, um einen Entwurf in Spendesk zu erstellen und/oder einer Nutzerin zuzuweisen.

**Controller:** Wenn Sie Rechnungen einreichen möchten, wenden Sie sich an Ihre_n Kontoinhaber_in oder Administrator*in, um Ihre Rolle zu aktualisieren und die Rolle **Anforderer** hinzuzufügen. Alternativ können Sie nach der benutzerdefinierten E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens fragen, um Rechnungen direkt an das Spendesk-Konto der Einheit zu senden.

## So reichen Sie eine Rechnung ein

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche **Neue Anfrage**.
2. Wählen Sie **Rechnung einreichen**.
3. Laden Sie Ihre Rechnung hoch: Unterstützte Formate sind **.JPG**, **.PNG** und **.PDF**. Es können mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden.

* Unser OCR-Tool Marvin extrahiert automatisch die relevanten Informationen aus Ihren Rechnungen.
* Sie können die Felder bei Bedarf manuell ausfüllen oder bearbeiten.
4. Bei neuen Lieferanten müssen Sie eventuell deren Bankdaten eingeben. Diese Informationen werden für zukünftige Rechnungen gespeichert. Sie können diese als **.PDF**, **.PNG** oder **.JPG**-Datei hochladen. Wenn die Informationen nicht vorliegen, können Sie diesen Schritt überspringen—Controller können die Daten später bei der Prüfung hinzufügen.
5. Sobald die Lieferantendaten ausgefüllt sind, klicken Sie auf **Weiter**.
6. Im nächsten Bildschirm:

* Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
* Geben Sie analytische Informationen wie benutzerdefinierte Felder, Ausgabenkategorien oder Kostenstellen an (falls erforderlich).
7. Wenn alle Details ausgefüllt sind, klicken Sie auf **Meine Rechnung einreichen**.

Ihre Rechnung wird entweder automatisch genehmigt oder an eine_n Genehmiger_in weitergeleitet, je nach Genehmigungsrichtlinie Ihres Unternehmens. Diese Richtlinie finden Sie im Tab **Avatar > Mein Profil** unter Ihren persönlichen Informationen.

👉 Genehmiger*innen können eingereichte Rechnungen unter **Anfragen > Team-Rechnungen** einsehen. Nach der Genehmigung werden die Rechnungen nach **Rechnungen** verschoben.

## Rechnungen vor der Zahlung verbuchen

Genehmigte Rechnungen im Tab **Rechnungen** erscheinen automatisch sowohl im Tab **Verbuchen** als auch im Tab **Rechnungen** wodurch die Exportfunktion für Verbindlichkeiten aktiviert wird.

Wenn eine Rechnung im Tab **Rechnungen** genehmigt wurde, kann sie nicht mehr in **Anfragen** storniert werden. Um sie zu entfernen, markieren Sie sie als bezahlt und löschen Sie sie aus der exportierten `.csv`-Datei, bevor Sie sie in Ihre Buchhaltungssoftware importieren.

## Mehrere Rechnungen einreichen

Der Vorgang ist derselbe wie bei einer einzelnen Rechnung:

* Ziehen Sie mehrere Rechnungen per Drag-and-Drop in den Bereich **Rechnung hochladen**.
* Marvin extrahiert die Informationen aus jeder Rechnung, die Sie vor dem Einreichen der Entwürfe bestätigen müssen.

Sie können auch eine Gutschrift über den Ablauf **Neue Anfrage > Gutschrift** hochladen.

## Rechnungen und Bestellaufträge

Wenn ein Bestellauftrag bereits genehmigt wurde, kann die zugehörige Rechnung entweder:

* Automatisch genehmigt werden (wenn diese Funktion aktiviert ist).
* Vor der Bestätigung und Zahlung genehmigt werden müssen.

## Rechnungen in Fremdwährungen

Bei der Einreichung einer Rechnung in Fremdwährung verwendet Spendesk den Wechselkurs des Ausstellungsdatums, bereitgestellt von [Fixer.io](https://fixer.io/), um den Erstattungsbetrag vorzuschlagen.

Dieser Betrag bleibt unverändert, sofern das Ausstellungsdatum nicht von einem Controller geändert wird.

## Reichen Sie eine Rechnung per E-Mail ein

[Rechnung per E-Mail einreichen](https://helpcenter.spendesk.com/de/articles/6553689-weiterleitung-von-eingangsrechnungen-per-e-mail-zu-spendesk)

## Reichen Sie eine Rechnung über die App ein

[Rechnung per Handy einreichen](https://helpcenter.spendesk.com/de/articles/6704259-einreichen-einer-lieferantenrechnung-von-ihrem-handy-aus)

## FAQ

1. **Wer kann eine Rechnung einreichen?**  
Kontoinhaber_innen und Mitglieder mit der Rolle **Anforderer** können Rechnungen einreichen. Controller müssen ihre_n Kontoinhaber_in oder Administrator_in kontaktieren, um diese Rolle zu erhalten.
2. **Welche Dateiformate werden unterstützt?**  
Unterstützte Formate sind **.JPG**, **.PNG** und **.PDF**.
3. **Was ist, wenn ich keine Bankdaten des Lieferanten habe?**  
Sie können diesen Schritt während der Einreichung überspringen. Controller können diese Informationen später bei der Prüfung hinzufügen.
4. **Kann ich mehrere Rechnungen gleichzeitig einreichen?**  
Ja, Sie können mehrere Rechnungen gleichzeitig hochladen. Jede Datei erstellt einen separaten Entwurf zur Bestätigung.
5. **Wie werden Rechnungen in Fremdwährungen verarbeitet?**  
Spendesk verwendet Wechselkurse von [Fixer.io](https://fixer.io/), die auf dem Ausstellungsdatum der Rechnung basieren.