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# Schritt 1: Bereiten Sie Ihre Zahlungen und Verbindlichkeiten vor und validieren Sie sie.

## Navigieren Sie zur Registerkarte Vorbereiten

Gehen Sie zur Registerkarte **Buchhaltung > Vorbereiten**, um Ihre Zahlungen und Verbindlichkeiten zu überprüfen, zu bearbeiten und zu validieren. Dazu gehört das Hinzufügen von Mehrwertsteuerdetails, das Zuweisen von Kostenkonten, das Überprüfen von Lieferanten und anderen notwendigen Informationen.

**Überprüfen Sie die Belege**  
Stellen Sie sicher, dass alle Belege vorhanden und gültig sind.

**Fehlende Belege:**

* Senden Sie dem Anforderer eine Erinnerung per Slack oder E-Mail.
* Alternativ können Sie den Beleg selbst hochladen.

## Statusleitfaden für Belege:

* **Grün:** Beleg ist gültig.
* **Orange:** Beleg ist ungültig.
* **Rot:** Beleg fehlt.
* **Grau:** Beleg wurde als verloren gemeldet.
* **Blau:** Beleg fehlt, ist aber nicht überfällig.

## Überprüfen Sie Zahlungsinformationen

Überprüfen und aktualisieren Sie bei einer Zahlung gegebenenfalls folgende Angaben:

* Lieferanteninformationen
* Steuersatz
* Zahlungsart
* Kostenkonten

Wenn eine Zahlung keine Mehrwertsteuer enthält, wählen Sie **Steuerbefreit**.  
Das Ausfüllen der Mehrwertsteuer- und Kostenkonten ist obligatorisch, es sei denn, Sie führen die Buchhaltung außerhalb von Spendesk oder verwenden ein Platzhalterkonto ("Dummy").

Sobald alles überprüft wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche **Als bereit markieren**, um die Zahlung in die Registerkarte Exportieren zu verschieben.

**Ein Fehler gemacht?**  
Wenn Sie eine Zahlung zu schnell validiert haben, können Sie dies korrigieren:

1. Gehen Sie zur Registerkarte **Exportieren** und wählen Sie **Ansehen**.
2. Klicken Sie auf die Zahlung und verwenden Sie die Schaltfläche **Zurück an Vorbereiten senden**, um Anpassungen vorzunehmen.

## Verwenden Sie die Funktion "Gruppieren nach"

Die Gruppieren-nach-Funktion ermöglicht es Ihnen, ähnliche Zahlungen effizient gleichzeitig zu aktualisieren. Gruppieren Sie Zahlungen nach:

* Kostenart
* Lieferant
* Kostenkonto
* Mehrwertsteuerkonto

Nach der Gruppierung wählen Sie die Zahlungen aus und klicken auf **Transaktionen bearbeiten** oder **Als bereit markieren**.

## Wichtige Hinweise:

* Bei der Bearbeitung mehrerer Zahlungen gelten die Änderungen für alle ausgewählten Elemente.
* Wenn eine Zahlung nach dem Markieren als bereit wieder in der Registerkarte Vorbereiten erscheint, könnte dies an einer Aktualisierung eines Mehrwertsteuer- oder Kostenkontos liegen. Zahlungen, die noch nicht exportiert wurden, kehren zurück, um sicherzustellen, dass alle Aktualisierungen angewendet werden.