Types & modèles

1 ère étape créer le document

Guide de paramétrage des modèles de documents

QMS On line fournit aux utilisateurs la possibilité de définir des modèles de documents qui peuvent être utilisés pour créer des nouveaux documents de qualité. Le grand avantage de ces modèles est de pouvoir automatiser le processus de création des documents en fournissant la possibilité de définir des champs de fusion qui seront automatiquement remplies par QMS On Line.

QMS On line fournit une liste de champs de fusion qui peuvent afficher les différentes informations d’un document. Les administrateurs pourront insérer ces champs dans n’importe quel modèle de document de Microsoft Word

Liste des champs de fusion :

Création et importation des modèles de documents

La création d’un modèle de document commence par la création d’un nouveau fichier de modèle de document (.docx). Quand le fichier modèle de document est prêt, il doit être importé dans QMS On Line afin d’être utilisé pour la création des documents. Ce chapitre explique comment un fichier modèle peut être créé dans MS Word et comment on doit l’importer dans QMS On Line.

Créer un fichier modèle

La première étape consiste à créer un nouveau fichier modèle de document. Il peut être rempli et formaté librement ; il est possible d’y ajouter des champs de données.

Ajouter un champ de fusion dans un document Word

Il faut faire attention à plusieurs points lorsque vous souhaitez insérer des champs de fusion dans un document variabilisé : 

Avoir une version de Microsoft Word

Le format du document, le document doit être au format docx

Ne pas intégrer de formes (rond, carré, flèche etc) ni de tableaux

Ne pas utiliser de tabulations dans le document

Utiliser une police compatible (Calibri fonctionne bien, ⚠ il faut utiliser la version simple et pas « Calibri corps »)

Le respect de ces critères assurera l’import de votre docx sur votre plateforme.

Insérer un champ de fusion

Une fois votre document docx créé :

1) Positionner le curseur sur le document où vous souhaitez insérer un champ de fusion.

2) Cliquer sur l’onglet Insertion -> Explorer les composants QuickPart -> Champ

[](https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/5939dcf604286305c68cf279/images/5dce811c04286364bc91cb22/file-MnYMGeatMn.png)3) Cliquer sur Champ Fusion dans le menu déroulant à gauche 

4) Vous pouvez écrire votre champ de fusion, sélectionnez le format Capitales

5 Cliquer sur OK

Exemple de modèle :

Deuxième étape créer le type de document

Paramétrage des types et modèles de documents

• Docalis  | Types & Modèles

Cet écran permet de définir les types de documents et modèles de documents.

Cliquez sur

pour créer un type de document (ex: Procédure, Enregistrement, Instruction etc..)

Entrer un libellé et un sigle pour le nouveau type de document (le sigle est la donnée utilisée pour la construction du code du document personnalisé).Ex : EN pour enregistrement, PR pour procédure …

Pour rendre un document imprimable Cliquez sur la coche Imprimable la pastille verte indique que votre document sera imprimable (Ex: Instruction) si vous ne cochez pas « imprimable » rien ne sera noté (Ex: Procédure)

Confirmer la création du type de document par « Sauver ».

Pour supprimer un type non utilisé, sélectionner le type puis sélectionner via les 3 petits points puis sur la poubelle. Pour modifier sélectionner modifier.

Il faut ensuite associer un ou plusieurs modèles (Cf § « guide de paramétrage des modèles de documents » ci dessus).

Liens entre modèles, types de document et éditeurs

Pour qu’un modèle Docalis puisse être utilisé lors de la création d’un nouveau document, il faut au préalable que le modèle (.docx) soit créé, cliquez sur le bouton « Modèle»

Cliquez sur PLUS pour associer le modèle à votre type de document.

Nommer le modèle , cliquez sur « importer le modèle(docx, xlsx, xlsm )« , importer le modèle que vous avez créé auparavant puis sauver , la date de fin sera notée lors de l’archivage du document.

Votre document apparait dans ce tableau

Vous pouvez sélectionner grâce « Affichage des colonnes » : le nom, le type de document, modèle (suivant le type inséré, Word Excel..), date de fin , modifier, supprimer le document et également afficher les modèles archivés .

Paramétrage : Vous permet de gérer les wokflows Cf § 1 https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/parametrage-docalis/

Paramétrages généraux du type

• Options générales

Zone de rangement par défaut : permet de  restreindre la  liste  des  zones de rangement affectables à un document. Seules les zones correspondant aux types sélectionnés dans cette liste seront accessibles. (les types de zones sont définis au niveau du paramétrage des locaux et zones – module Orgalia Cf https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/definition-des-locaux-et-zones-de-rangement/

Numéro de version par défaut : Le numéro de version noté dans cette option sera automatiquement incrémenté lors de la création du document, mais restera modifiable lors de la première version du document .

Délai automatique : si cette case est cochée, le délai d’application du document sera égal au nombre de jours indiqués dans le délai de mise en application après validation .

Fréquence de révision permet de définir la fréquence de révision (exprimée en nombre de mois) qui sera affectée par défaut à un document lors de sa création.

Délai d’alerte avant échéance d’une révision : alerte (exprimée en nombre de jours) avant la date d’échéance d’une révision .

Numéro de version par défaut: permet de définir le numéro de version qui sera affecté par défaut à un document lors de sa création.

Délai de mise en application après validation (en jours) : permet de définir la date de mise en application qui  sera  affectée automatiquement au  document, au  moment de  sa  validation. Le document sera immédiatement applicable après validation si ce délai est égal à zéro, ou si l’on procède à une validation immédiate. Dans le cas où une date de mise en application aura été spécifiée pour le document, ce délai ne sera pas pris en compte et la date de mise en application ne sera pas automatiquement recalculée.

Aktualisiert am: 23/12/2025