Actions documentaires
L’onglet « Actions » permet aux administrateurs responsables de la documentation qualité de suivre toutes les actions en cours à effectuer.
Il s’agit soit d’actions de workflow, soit de documents à lire , il y a deux possibilités pour accéder à ces actions :
1- Les personnes en charge de la réalisation de l’étape reçoivent un mail dans leur messagerie QMS, du type :
Ex : Vous avez en charge l’étape « Auteur » sur le document « procédure pour la gestion des AES »
2- Sur le tableau de bord de QMS Cf chapitre https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/page-daccueil/ :
au niveau » « Actions documentaires » cliquez sur l’action en bleu Auteur
Actions à réaliser :
4 possibilités d’actions: Auteur ,Approbateur, Valideur , Lecteur
NOM | Etape dans le processus du workflow dont la personne est responsable Auteur, approbateur, valideur, lecteurAvec la flèche grise vous pouvez modifier l’ordre d’apparition de la liste . |
|---|---|
| L’échéance de l’étape du workflow est en retard par rapport à la date fixée |
DATE LIMITE | Date à laquelle l’étape doit être finalisée, avec la flèche grise vous pouvez modifier l’ordre d’apparition de la liste |
INTERVENANT | Nom de la personne concernée par l’action |
DOCUMENT | Nom et référence du document , avec la flèche grise vous pouvez modifier l’ordre d’apparition de la liste |
TYPE DE DOCUMENT | Indique le type de document , procédure, instruction… |
| Indique le secteur concerné par le document |
| Ouvre un tableau :Edition de l’action vous permettant d’effectuer l’action à accomplir |
| Permet de sélectionner les items que vous voulez faire apparaitre sur le tableau, en décochant dans la liste qui apparait les items de votre choix. |
1-Auteur
En survolant l’action, l’icône d’édition apparaît. En cliquant dessus, ou directement depuis votre tableau de bord, ce tableau correspondant s’ouvre
En cliquant sur :
Propriété vous serez dirigé vers les informations générales du workflow https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/
Consulter vous donne l’accès à la consultation du document
Editer : un tableau s’ouvre, suivre les étapes suivantes:
1- Cliquez sur Télécharger le document , le document sera téléchargé sur votre PC
2- Effectuez les modifications souhaitées sur le fichier, l’enregistrer sur votre PC
3- cliquer sur
Chargement du fichier : sélectionner le document modifié sur votre PC le téléchargement de votre document apparait en gris au niveau de l’étape 3, cliquer sur Sauver
Un tableau apparait , vous pourrez laisser un message pour la personne suivante dans l’encadré Message pour l’étape, puis Valider. Le document disparait de votre liste.
2-Approbateur
En survolant l’action, l’icône d’édition apparaît. En cliquant dessus, ou directement depuis votre tableau de bord, ce tableau correspondant s’ouvre
en cliquant sur:
Propriété vous serez dirigé vers les informations générales du workflow https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/
Consulter Téléchargement du document sur votre PC , vous pourrez prendre connaissance du document.
2 actions sont possibles : 1 Renvoi du document 2 Approbation du document
1- Si il y a un désaccord, vous pouvez renvoyer au rédacteur le document avec un motif explicatif en cliquant sur Etape précédente, un tableau s’ouvre « invalider l’étape d’approbation » notez votre motif puis Sauver . le rédacteur recevra un message dans sa messagerie QMS et le document apparaitra de nouveau dans son tableau de bord dans « Actions documentaires ».
2- Approuver le document en cliquant sur Valider
3-Valideur
En survolant l’action, l’icône d’édition apparaît. En cliquant dessus, ou directement depuis votre tableau de bord, ce tableau correspondant s’ouvre
Propriété vous serez dirigé vers les informations générales du workflow https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/
Consulter Téléchargement du document sur votre PC , vous pourrez prendre connaissance du document .
2 actions sont possibles : 1 Renvoi du document 2 Approbation du document
1- Si il y a un désaccord, vous pouvez renvoyer le document avec un motif explicatif soit :
- à la personne ayant l’action « type approbation » en cliquant sur « Etape précédente » un tableau s’ouvre « invalider l’étape de … » notez votre motif puis « Sauver » .La personne recevra un message dans sa messagerie QMS et le document apparaitra de nouveau dans son tableau de bord dans « Actions documentaires ».
- au rédacteur en cliquant sur « Etape initiale » . Le rédacteur recevra un message dans sa messagerie QMS et le document apparaitra de nouveau dans son tableau de bord dans « Actions documentaires ».
2- En cliquant sur Valider le document est validé et mis en lecture
Le document sera applicable à la date que vous avez fixé dans le document « échéance » https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/
ATTENTION Les messages laissés en commentaire se trouveront dans Workflow du document en cliquant sur « la bulle »
Si un retard est avéré sur les échéances du document, que la date d’application s’en trouve impactée , le valideur du document pourra modifier la date d’application en cliquant sur le calendrier puis « Valider«
4-Lecteur
En survolant l’action, l’icône d’édition apparaît. En cliquant dessus, ou directement depuis votre tableau de bord, ce tableau correspondant s’ouvre
*Consulter* Téléchargement du document sur votre PC , vous devez le lire , vous pouvez laisser un commentaire .
En cliquant sur Lu et validé vous vous engagez à avoir pris connaissance du document et l’avoir compris .
ATTENTION : si la date d’application du document est différente de la date de lecture, une alerte orange apparait vous indiquant la date exacte d’application du document.
Actions en cours
Permet de visualiser toutes les actions en cours sur les documents
Il est possible d’exporter en Excel en cliquant sur les 3 petits points en haut à droite puis sur « Export CVS »
Vous avez la possibilité de changer les acteurs des documents en cliquant sur le personnage avec la roue crantée ce tableau s’affichera pour nommer un nouvel acteur en cliquant sur la flèche rouge puis « Sauver«
Vous avez la possibilité de supprimer les acteurs des documents en cliquant sur personnage rouge une confirmation vous sera demandée puis « Valider«
Historique des lectures
Permet d’afficher l’historique des lectures de documents validées par les utilisateurs
Vous pouvez sélectionner :
Documents applicable uniquement, seul les documents applicables apparaitront
Grâce à la barre de recherche, vous pouvez rechercher, une personne ou un document par son titre
En cliquant sur « affichage des colonnes » Vous pourrez sélectionner la colonne à faire apparaitre ,le lecteur et/ou document et/ou dernière version et/ou la date de lecture
Mis à jour le : 29/12/2025
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