> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://help.chrisp.chat/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Actions documentaires L’onglet « Actions » permet aux administrateurs responsables de la documentation qualité de suivre toutes les actions en cours à effectuer. Il s’agit soit d’actions de workflow, soit de documents à lire , il y a deux possibilités pour accéder à ces actions : 1- Les personnes en charge de la réalisation de l’étape reçoivent un mail dans leur messagerie QMS, du type : Ex : _Vous avez en charge l’étape « Auteur » sur le document « procédure pour la gestion des AES »_ 2- Sur le tableau de bord de QMS Cf chapitre [https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/page-daccueil/](https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/page-daccueil/) : au niveau » « Actions documentaires » cliquez sur l’action en bleu **Auteur** ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/6/5/2/7652bcd6759b1c0/dfdce0c7-3634-40bc-8596-0996f7_gvccvw.png) #### Actions à réaliser : 4 possibilités d’actions: Auteur ,Approbateur, Valideur , Lecteur ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/8/d/b/5/8db5f1dd8fa73000/460f4ac5-e775-4cce-8251-78d8db_r5p2x8.png) | NOM | Etape dans le processus du workflow dont la personne est responsable Auteur, approbateur, valideur, lecteurAvec la flèche grise vous pouvez modifier l’ordre d’apparition de la liste . | | --- | --- | | | L’échéance de l’étape du workflow est en retard par rapport à la date fixée | | DATE LIMITE | Date à laquelle l’étape doit être finalisée, avec la flèche grise vous pouvez modifier l’ordre d’apparition de la liste | | INTERVENANT | Nom de la personne concernée par l’action | | DOCUMENT | Nom et référence du document , avec la flèche grise vous pouvez modifier l’ordre d’apparition de la liste | | TYPE DE DOCUMENT | Indique le type de document , procédure, instruction… | | | Indique le secteur concerné par le document | | | Ouvre un tableau :Edition de l’action vous permettant d’effectuer l’action à accomplir | | | Permet de sélectionner les items que vous voulez faire apparaitre sur le tableau, en décochant dans la liste qui apparait les items de votre choix. | ## 1-Auteur En survolant l’action, l’icône d’édition apparaît. En cliquant dessus, ou directement depuis votre tableau de bord, ce tableau correspondant s’ouvre ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/6/2/8/b6287275be62e000/1196ff18-cd43-4ba2-a1c5-e442d3_a2dk83.png) En cliquant sur : **Propriété** vous serez dirigé vers les informations générales du workflow [https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/](https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/) Consulter vous donne l’accès à la consultation du document **Editer** : un tableau s’ouvre, suivre les étapes suivantes: ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/8/5/a/d/85ad6dfe85f24000/34f991e5-e126-4176-bb95-ca7833_mbhdf1.png) 1- Cliquez sur Télécharger le document , le document sera téléchargé sur votre PC 2- Effectuez les modifications souhaitées sur le fichier, l’enregistrer sur votre PC ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/4/c/5/b/4c5b7fba62d97000/73834243-05bf-41e9-af50-872203_1x34y56.png) 3- cliquer sur ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/b/f/3fbfa01ffa630400/d5e73467-7c7f-46ba-b64a-fc52db_fmfxxi.png) Chargement du fichier : sélectionner le document modifié sur votre PC le téléchargement de votre document apparait en gris au niveau de l’étape 3, cliquer sur **Sauver** ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/e/2/9/4/e29450db1e5a7800/1e8840f0-284a-4f35-b802-e5dd45_1ki7g6u.png) Un tableau apparait , vous pourrez laisser un message pour la personne suivante dans l’encadré Message pour l’étape, puis Valider. Le document disparait de votre liste. ## 2-Approbateur En survolant l’action, l’icône d’édition apparaît. En cliquant dessus, ou directement depuis votre tableau de bord, ce tableau correspondant s’ouvre ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/12/retour-etape-initiale-1-.png) en cliquant sur: **Propriété** vous serez dirigé vers les informations générales du workflow [https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/](https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/) **Consulter** Téléchargement du document sur votre PC , vous pourrez prendre connaissance du document. 2 actions sont possibles : 1 Renvoi du document 2 Approbation du document 1- Si il y a un désaccord, vous pouvez renvoyer au rédacteur le document avec un motif explicatif en cliquant sur **Etape précédente**, un tableau s’ouvre « invalider l’étape d’approbation » notez votre motif puis Sauver . le rédacteur recevra un message dans sa messagerie QMS et le document apparaitra de nouveau dans son tableau de bord dans « Actions documentaires ». 2- Approuver le document en cliquant sur **Valider** ## 3-Valideur En survolant l’action, l’icône d’édition apparaît. En cliquant dessus, ou directement depuis votre tableau de bord, ce tableau correspondant s’ouvre ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/12/retour-etape-initiale-1-.png) **Propriété** vous serez dirigé vers les informations générales du workflow [https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/](https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/) **Consulter** Téléchargement du document sur votre PC , vous pourrez prendre connaissance du document . 2 actions sont possibles : 1 Renvoi du document 2 Approbation du document 1- Si il y a un désaccord, vous pouvez renvoyer le document avec un motif explicatif soit : * à la personne ayant l’action « type approbation » en cliquant sur « Etape précédente » un tableau s’ouvre « invalider l’étape de …  » notez votre motif puis « Sauver » .La personne recevra un message dans sa messagerie QMS et le document apparaitra de nouveau dans son tableau de bord dans « Actions documentaires ». * au rédacteur en cliquant sur « **Etape initiale** » . Le rédacteur recevra un message dans sa messagerie QMS et le document apparaitra de nouveau dans son tableau de bord dans « Actions documentaires ». 2- En cliquant sur **Valider** le document est validé et mis en lecture Le document sera applicable à la date que vous avez fixé dans le document « échéance » [https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/](https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/) ATTENTION Les messages laissés en commentaire se trouveront dans Workflow du document en cliquant sur « la bulle » Si un retard est avéré sur les échéances du document, que la date d’application s’en trouve impactée , le valideur du document pourra modifier la date d’application en cliquant sur le calendrier puis « Valider« ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/12/retour-etape-initiale.2png.png) ## 4-Lecteur En survolant l’action, l’icône d’édition apparaît. En cliquant dessus, ou directement depuis votre tableau de bord, ce tableau correspondant s’ouvre ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/lecteur.png) ****Consulter**** Téléchargement du document sur votre PC , vous devez le lire , vous pouvez laisser un commentaire . En cliquant sur Lu et validé vous vous engagez à avoir pris connaissance du document et l’avoir compris . ATTENTION : si la date d’application du document est différente de la date de lecture, une alerte orange apparait vous indiquant la date exacte d’application du document. ### Actions en cours Permet de visualiser toutes les actions en cours sur les documents ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2025/09/changement-1024x505.jpg) Il est possible d’exporter en Excel en cliquant sur les 3 petits points en haut à droite puis sur _« Export CVS »_ Vous avez la possibilité de changer les acteurs des documents en cliquant sur **le personnage avec la roue crantée** ce tableau s’affichera pour nommer un nouvel acteur en cliquant sur la flèche rouge puis « Sauver« ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/liste-dintervenant.png) Vous avez la possibilité de supprimer les acteurs des documents en cliquant sur personnage rouge une confirmation vous sera demandée puis « Valider« ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/confirmation.png) ### Historique des lectures Permet d’afficher l’historique des lectures de documents validées par les utilisateurs Vous pouvez sélectionner : Documents applicable uniquement, seul les documents applicables apparaitront Grâce à la barre de recherche, vous pouvez rechercher, une personne ou un document par son titre En cliquant sur « affichage des colonnes » Vous pourrez sélectionner la colonne à faire apparaitre ,le lecteur et/ou document et/ou dernière version et/ou la date de lecture