> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://help.chrisp.chat/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# Gestion des enregistrements

Docalis : Gestion des enregistrements

#### Création d’un enregistrement : en premier lieu il faut impérativement créer en amont :
#### 1- Votre Types et modèles d’enregistrement Cf https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/principes-de-la-gestion-documentaire-docalis/
#### 2- Votre document d’enregistrement qui vous servira de modèle dans le dictionnaire Orgalia Cf https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/https://document
#### 3– Dans dictionnaire Orgalia créer votre catégorie https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/dictionnaire/

**Puis après ces 3 étapes ajouter votre enregistrement**

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/c/0/c/cc0c04390551c000/e2b5cfba-5b16-4b91-aa65-54c92d_1c8q6ec.jpg)

pour ajouter un enregistrement cliquez sur PLUS une page s’ouvre

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/b/f/7/3bf7a18ab2d8cc00/30e7b712-8e69-44e1-abdf-11ea37_1uxukmk.png)

| Nom* | Nommer l’enregistrement |
| --- | --- |
| Catégorie* | choisir la catégorie préalablement créé dans orgalia  [https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/dictionnaire/](https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/dictionnaire/) Modèle : permet d’avoir accès au modèle vierge créé dans docalis :  [https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/](https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/)  |
| Processus* | choisir le processus préalablement créé dans orgalia  [https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/dictionnaire/](https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/dictionnaire/)  |
| Auteur | Permet de sélectionner l’auteur |
| Secteur | Permet de sélectionner le secteur |
| Fichier physique : | Cliquez et choisissez votre fichier : un fichier Word Excel ..ou le modèle modifié |
| date de fin | Mettre une date de fin quand l’enregistrement devra être archivé |
| Diffuser l’enregistrement | En cochant diffuser l’enregistrement cela vous donne l’ accès pour choisir les destinataires : cliquez sur Choisir les destinataires puis sélectionner les personnes ou groupe de destinataire |
| Message | Possibilité d’écrire un message |
| Générer PDF | Lorsque vous chargez le fichier cette option apparait , si vous cochez Générer PDF les utilisateurs auront le PDF uniquement, seul les administrateurs auront les deux formats (PDF et version téléchargée) |

Cliquez sur Sauver

#### Consultation d’un enregistrement

Vous pouvez rechercher un enregistrement par

Catégorie, Processus, Auteur, selon une période avant votre arrivée et les enregistrements arrivés à échéances, également

Vous pourrez recherche grâce à la 
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/1/4/4/a/144a2b2aa8bc4200/f9e8bf2b-3ced-4929-a3ab-ae3d13_5pzsze.png)
par code et Nom

|  | Permet de consulter de la liste des lecteurs |
| --- | --- |
|  | Permet la modification de l’enregistrement |
|  | permet de supprimer l’enregistrement |