Gestion des revues
Lors de la création d’un document Docalis, vous pouvez spécifier que ce document fera l’objet d’un cycle de révision. Il vous est demandé dans ce cas de définir un responsable pour cette révision ainsi qu’une fréquence de révision, exprimée en nombre de mois.
Mes revues | Revue dont la personne est responsable |
|---|---|
Afficher les revues en retard | Permet d’afficher les revues en retard |
| Permet de sélectionner une période |
| Permet de sélectionner les colonnes à faire apparaitre |
| Indique que la revue du document est en retard |
Echéance | Date de l’échéance de la revue |
Responsable | Responsable nommé dans l’information générale du document au niveau de la gestion des revues |
Titre | Titre du document concerné par la revue |
Revue | Numéro de la revue en cours |
Type de document | Nature du document (Procédure ou Instruction…) |
Note | Symbole indiquant une note associée |
Date de version | Date de création de la version actuelle du document |
Date d’application | Date d’entrée en vigueur du document |
Fréquence | Fréquence prévue des revues (ici toutes à 12 mois) |
| Permet de visualiser la version en cours du document |
| Valider : le document ne nécessite aucune mise à jour, le responsable procèdera dans ce cas à une validation simple de la révision. Le document en révision n+1 sera donc identique au document en révision n. |
| Permet de changer de responsable de la revue du document (soumis au droit ) |
| Permet une recherche rapide |
| Permet d’exporter sous format Excel la liste des revues |
La première révision d’un document est programmée à compter de la date de validation d’application de la version, à laquelle est ajoutée la fréquence. Ce qui donne par exemple pour une version validée le 17 juin 2024 et une fréquence de révision de 12 mois, une première échéance de révision pour le 17 juin 2025. selon le paramétrage du délai de révision mis dans le type et modèle: https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/principes-de-la-gestion-documentaire-docalis/ le responsable de la révision recevra un message de rappel lui demandant de prévoir la révision du document avant expiration du délai.
Lorsqu’une révision arrive à échéance, le responsable de cette révision doit relire le document dans sa version applicable, et décider de la suite à donner à cette obligation de révision :
- Soit le document ne nécessite aucune mise à jour; il procèdera dans ce cas à une validation simple de la révision. Le document en révision n+1 sera donc identique au document en révision n.
- Soit le document nécessite une mise à jour majeure, qui réclamera la création d’une nouvelle version Cf § Création de la nouvelle version § D-Version du document: https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/ Le cycle de révision en cours devient dès lors caduc.
Il est également possible de proroger une révision, c’est-à-dire de repousser sa date d’échéance. Une justification de cette action sera demandée au responsable.
- La validation d’une révision entraîne automatiquement la programmation d’un nouveau cycle de révision, dont l’échéance sera encore une fois calculée à partir de la fréquence de révision du document.
Mis à jour le : 29/12/2025
Merci !