Liste des documents

• Docalis  | Liste des documents La liste des documents s’affiche.

Cliquez sur l’icône d’outil accompagnée d’un badge bleu à droite de la recherche

Ouvre une liste de choix

qui permet d’affiner votre sélection, choisissez puis Appliquer

la recherche s’affiche sous la barre de recherche . Ex :

Vous pouvez à l’aide de ces icones Modifier le document, modifier le code du document

consulter /télécharger le document en cliquant sur le pictogramme PDF ou autres

En survolant la ligne du document permet de voir le classeur et les commentaires si vous en avez mis

L’état d’avancement du Workflow est indiqué via le pourcentage . Il concerne la rédaction, l’approbation, la validation et la lecture du document par tous les acteurs .

1- Ajout d’un nouveau document

Cliquer sur le bouton  + Ajouter un document

1-Informations générales

Type  de  document :  choisir  un  type  parmi  les  types  définis dans le menu déroulant Procédure, instructions… (cf chapitre Types & modèles https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/principes-de-la-gestion-documentaire-docalis/)

Cocher « Document sur modèle » et choisir le modèle

si vous désirez vous servir d’un modèle, qui est lui créé par QMS et se conformer au modèle dont il est issu (qui détermine son type et son habillage, et qui garantit la mise à jour des variables qu’il contient).

ou « Document fourni »

si vous désirez vous servir d’un document « fourni », il s’agit d’un document de type quelconque, qui est fourni par l’utilisateur au moment de sa création dans Docalis, contrairement à un document sur modèle

La création d’un document fourni permettra de contourner l’étape de l’auteur, puis le Workflow suivra son processus habituel.

Lors d’une nouvelle version d’un document il vous sera possible de passer de document fourni à un document sur modèle tout en conservant le même type de document.

Code du document : ce code permet d’identifier le document de façon unique. Il servira lors des opérations de recherche ou de tri des documents.

Version : le numéro de version du document (mettre le numéro de version désiré puis QMS incrémentera la version suivante à chaque nouvelle version )

Zone  de  rangement :  sélectionner  la  zone  de  rangement  du  document  parmi  les  zones  de rangement possibles. Les zones de rangement sont définies dans le module ORGALIA « c’est le libellé qui remonte dans la liste déroulante « de la ZR dans le document https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/definition-des-locaux-et-zones-de-rangement/. Lors d’une version d’un document il vous sera possible de changer la ZR du document.

Titre : titre du document, qui apparaîtra notamment dans la liste des documents et dans les écrans de recherche documentaire, et plus généralement à chaque fois que le document sera cité.

Lieux de diffusion : Spécifie que le document est physiquement dans un lieu, vous pourrez mettre un commentaire concernant le lieu de diffusion (ex armoire de droite), mettre également un référent qui recevra une alerte, pour changer le document le jour ou la nouvelle version du document sera applicable

Un icône classeur s’affiche dans la liste des documents .

Dans l’onglet « Classeurs » l’affichage du document sera en rouge

Échéance

Le délai de mise en application permet de définir la date à laquelle un document devient applicable, automatiquement calculée au moment de sa validation (Type : Validation).

🕒 Cas particuliers :

1. Validation immédiate

➝ Le document devient applicable immédiatement, quelle que soit la date renseignée ou le paramétrage « Type & Modèle ».cf https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/principes-de-la-gestion-documentaire-docalis/ § délai

2. date de mise en application est obligatoirement renseignée dans le document

• Aucun délai n’est défini dans « Type & Modèle »

➝ La date spécifiée dans le document sera utilisée.

• Un délai est défini dans « Type & Modèle »

➝ La date spécifiée dans le document sera ignorée. La date de mise en application sera calculée automatiquement lors de l’action « Type validation ».

Une alerte avec la date de mise en application du document sera affichée en information lors de la validation de lecture du document

Date de fin : Permet d’archiver le document à la date souhaitée.

Référents par défaut : permet de définir le(s) référent(s) qui seront affectés par défaut à un document lors de sa création Ex : responsable de paillasse

Révision : à sélectionner pour certains documents.

Fréquence de révision (en mois) : permet de définir la fréquence de révision (exprimée en nombre de mois) qui sera affectée par défaut à un document lors de sa création. Le responsable défini recevra l’alerte de la révision ainsi que toute demande effectuée pour ce document

Cette révision est à définir dans l’onglet https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/principes-de-la-gestion-documentaire-docalis/ dans le § Paramétrage généraux du type .

Commentaire et évolution de version

Permet de commenter une évolution du document et de laisser des commentaires

Une fois ces étapes définies cliquer sur Sauver

Vous accédez à ce tableau : directement sur le Workflow

1- Ce tableau permet de passer directement en validation immédiate si vous le désirez : sans passer par toutes les étapes du Workflow prédéfini Cf § ci dessous « Workflow » le document sera vu par toutes les personnes concernées immédiatement dans la liste des documents :

Sélectionner « validation immédiate » puis Sauver ou Lancer le workflow

• Possibilité de modifier la date d’application : Seule la personne qui a en « action » la validation du document peut modifier cette échéance

Si vous cliquez sur l’encadré validation , un cadre s’ouvrira avec le « délai de mise en application « tapez le nombre de jour(s) désiré(s) et cliquez sur mettre à jour , la date d’application sera modifiée d’autant de jour(s) que demandé(s)

2- Pour lancer un workflow prédéfini avec action des différents acteurs cf § Workflow ci dessous

ATTENTION si vous voulez ajouter des affectations avant de lancer le workflow, remontrer deux onglets au dessus de Workflow jusque Affectation et suivre le § ci dessous

B-Affectation

Permet d’ajouter une liste d’éléments concernant le document

• Affectations : cliquer sur le PLUS et choisissez dans la liste l’affectation que vous voulez ajouter au document
• Attention : Aller à la ligne entre chaque mot

EX: Mots-clés : Appuyer de nouveau sur le PLUS

, taper le(s) mot(s) clés désiré(s) pensez à aller à la ligne entre chaque et sauver

Ces mots-clés serviront à rechercher un document, s’il se trouve dans le titre ou dans le corps de texte

EX: Fournisseurs Appuyer de nouveau sur le PLUS la liste des fournisseurs s’ouvre , sélectionner celui de votre choix sauver

ainsi de suite parmi la liste des affectations, fermer quand votre choix est terminé .

Documents liés : cliquer sur le

PLUS et choisir le document dans le tableau

C-Workflow

Par défaut, le workflow du document est celui défini dans le paramétrage Docalis cf § paramétrages Docalis https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/parametrage-docalis/ , si celui ci a été défini mais Il est possible de modifier ce workflow pour créer un workflow propre au document en cours de création, si suffit de:

Cliquer sur la poubelle la personne sera supprimée puis cliquer PLUS sur

une liste d’intervenants vous sera proposée , choisir la/les personne(s) concernée(s) puis sauver . Faire de même pour chaque étape du Workflow si vous voulez changer les intervenants du paramétrage par défaut .

Pour l’onglet Lecture : vous avez la possibilité de choisir un groupe de destinataire, cliquer sur

puis icone bleu avec les personnages, choisir le groupe et sauver.

puis « Lancer le Workflow »

Cette information s’affichera

La/les personnes personne concernée(s) par le Workflow auront sur leur page d’accueil dans « Actions documentaires » un message indiquant l’action à réaliser sur le document

D-Versions du document (utilisé lors de la création d’une nouvelle version)

Pour un utilisateur cliquez sur l‘icone bleu pour demander une nouvelle version , la personne responsable de la revue en sera informée par mail

Création de la nouvelle version : Appuyer sur

PLUS , (le numéro de la nouvelle version s’incrémente automatiquement) puis suivre les indications

La création d’une nouvelle version d’un document est une opération équivalente à la création d’un document, avec les spécificités suivantes :

• La nouvelle version conserve le code document, qui est commun à toutes les versions d’un même document

• La nouvelle version hérite des propriétés et affectations de la version précédente, à l’exception du numéro de version qui est incrémenté

Le document (fichier) de cette version n’est pas le modèle vierge comme lors de la création d’un nouveau document, mais une copie de la version précédente.

Cette nouvelle version suivra par défaut le même workflow que le document initial.

Dès la nouvelle version du document applicable , la version précédente est rendue automatiquement non-applicable et est archivée

E-Notes

si vous voulez laisser un message, un commentaire cliquez sur PLUS une fenêtre s’ouvre :ajoutez votre note et sauver

Un compteur de note est visible dans la liste des documents ainsi que dans l’encart du document

Le statut des notes (En attente ou Traitées) est visible grâce au toggle. L’état est également indiqué sur chaque note par un point coloré : gris pour “En attente” et vert pour “Traitées”.

F-Historiques des demandes de modification:

Détails des demandes de modification apportées au document

Toutes personnes a la possibilité de faire une demande de modification du document en cliquant sur ‘icone bleu

un message sera envoyé au responsable du document

Toute personne pourra consulter l’historique des demandes de modification :

Tant que la demande n’a pas été traitée , En cours sera indiqué, une fois la demande traitée , cliquer sur En cours alors Traitée sera indiquée en vert

2- Apporter une simple correction à un document

Cliquez sur le document concerné dans la liste des documents

cliquez sur Corriger la correction s’applique à des modifications mineures , pour tout changement majeur créer une nouvelle version .

Cette page s’affiche s’il s’agit d’un document sur modèle

Cliquez sur Télécharger le document effectuez la modification mineure du document puis cliquez sur PLUS pour charger votre document puis Sauver

S’il s’agit d’un document fourni la page de votre ordinateur s’ouvrira et vous n’aurez qu’a charger le document voulu

l’historique des corrections s’affiche dans l’onglet Version du document

3-Documents applicables

La date d’application du document est induite au moment de la validation du document, elle dépend :

Du nombre de jour(s) que vous avez indiqué dans « Types & Modèles »https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/principes-de-la-gestion-documentaire-docalis/ au niveau « options générales » si vous avez coché délai automatique.

ou de la date d’application que vous avez mise au niveau de « Informations générales » dans votre document cf.§ 1 Ajout d’un nouveau document ci dessus , si vous n’avez pas coché délai automatique au niveau de « Types & Modèles ».

Le document sera visible en page d’accueil à la date d’application.

Les lecteurs auront à attester sa lecture en amont, alertés par la page d’accueil au niveau de « Actions documentaires » et le document sera visible dans Docalis au niveau de la « Liste des documents » indiqué par ce pictogramme

. Tant que le document ne sera pas applicable en cliquant sur le PDF il y aura noté en filigrane « non applicable ».

4-Proroger l’application d’un document

1- Dans le cas d’un Workflow sans validation immédiate

• Si un retard est constaté dans le déroulement du Workflow par un acteur, le valideur « type validation » a la possibilité de proroger la date d’application du document :

Dans la liste des documents, cliquez sur le document en question, en information générale, ici la date d’application est le 20/09/2024.

Nous allons modifier le 20/09/2024 au 25/09/2024

Allez sur Workflow , cliquez sur le calendrier et choisissez la date d’application souhaitée (ici 25). La date d’application du document sera la date choisie avec la calendrier.

Cliquez sur « Proroger » un pop-up

s’affiche et vous pouvez constater que la date d’application du document à bien été modifiée

2- Dans le cas d’un workflow où la validation « type validation  » a déjà été effectuée

• Pour modifier la date d’application du document pas encore en application, allez dans la liste des documents, cliquez sur le document en question, allez sur le Workflow, modifiez le nombre de jours pour arriver à la date d’application souhaitée en sachant que le nombre de jours s’ajoutera à la date de validation du document

EX : Ici la date de validation est le 18/09/2024 je remplace 2 par 5 jours ,je clique sur « Mettre à jour » la nouvelle date d’application du document sera le 23/09/2024 , un pop-up m’indique que la modification de la date a bien été prise en compte

Mis à jour le : 29/12/2025