> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://help.chrisp.chat/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Page d’accueil | | Page d’accueil | | --- | --- | | | Page d’accueil | | | Gestion de la structure de l’organisation, des locaux et zones de rangement | | | Gestion des personnes, des types de service, fonctions, postes, compétences | | | Gestion documentaire et classeurs | | | Gestion de la production: équipements, tâches planifiées, fiches de production | | | Gestion des processus | | | Gestion Qualité, audits et revues, fiche vigilia, suivi des événements , plan d’actions évaluation des fournisseurs | | | Gestion des formations, compétences et habilitations du personnel | | | Gestion des stocks, Produits, Fournisseurs, communications​      avec les SIH et les fournisseurs | | | Actualités | | | Votre messagerie Qms On Line | | | Profil utilisateur / administrateur | | | Aide en ligne | | | Permet d’avoir accès aux favoris | Quand vous vous connectez à QMS On Line, en haut de la page d’accueil se trouve votre secteur courant (défini dans la liste du personnel : [https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-du-personnel/](https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-du-personnel/)) , si vous voulez changer de secteur cliquez sur la flèche, une liste déroulante vous permettra de choisir un nouveau secteur, si plusieurs secteurs vous ont été attribués . ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/d/8/b/2/d8b294e6401f4800/7f622608-5e42-4edd-9c48-419415_19webrq.png) **Recherche rapide**: cliquer sur ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/f/6/3/e/f63ef2e4b3d04000/1dece194-c923-4266-85e2-5622c9_wfo7no.png) en haut à droite de l’écran, la fenêtre ci dessous s’ouvre. Taper votre recherche au niveau de la loupe, saisir au moins 3 caractères ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/9/2/2/7/9227792cd4038000/a8534d51-f672-4675-ad0d-1e4f6c_s8y6j2.jpg) Ex: en tapant BIO une liste s’ouvre « Voir plus » permet d’afficher la page complète contenant les lettres de votre recherche . ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/4/7/b/4/47b4a7594d31ec00/48b3f108-4789-46eb-aeeb-0efdfe_1hjjf8v.png) Retour sur la page d’accueil : ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/6/c/5/1/6c516f19a13f2400/be91e7c8-f70a-4232-bd65-bf283b_1bs7nrn.png) ou ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/a/9/5/5/a9554f507c174800/f15cbaa0-fa64-4aa1-80cb-f5d5eb_19z468n.png) ## Accès aux favoris Vous avez la possibilité de créer des dossiers permettant une classification des documents Docalis par thème : Cliquez sur l’étoile puis clichez sur ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/2/b/4/5/2b45540445994a00/deeb5edd-506a-4ac0-a000-7ede28_19ph1g1.png) une fenêtre s’ouvre, nommer votre dossier puis choisissez la couleur souhaitée ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2025/03/choix-de-couleur.jpg) En cliquant sur la couleur on vous proposera un dégradé ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/degrade.jpg) cliquez sur celui désiré puis « Sauver » Le dossier sera alors créé : ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2025/03/dossier.jpg) Ajouter des documents aux dossiers : Dans le module Docalis , liste des documents choisissez votre document cliquez sur l’étoile ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/etoile-grise.jpg) ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2025/03/liste-document-1024x124.jpg) Une fenêtre s’ouvre avec les dossiers créé en favori, choisissez le dossier concerné, puis « Sauver » ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2025/03/proposition-de-dossier-1024x306.jpg) Mettre simplement un document dans « Vos documents » cliquez sur ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/etoile-grise.jpg) et « Sauver » le document sera affiché dans la rubrique « vos documents » ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2025/03/vos-docs.jpg) Le pictogramme en forme d’étoile ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/etoile-grise.jpg) devient ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/favoris.png) confirmant que le document est désormais ajouté à vos favoris. **La page d’accueil vous permet d’avoir un accès rapide à différentes rubriques grâce à 4 onglets principaux :** Lorsque vous retournez sur la page d’accueil, une redirection automatique vous mène directement au tableau de bord. ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/12/tableau-indicateurs.png) ### 1-Tableau de bord **1-1** ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/doc-appl.png) **Documents applicables :** nombres de documents applicables au secteur courant en cliquant sur cet onglet vous ouvrez Docalis. Les documents sont affichés selon: le statut, la validation, le secteur ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/docalis-tableau-de-bord-1024x168.png) * Pour accéder à **tous** les documents de **tous** vos secteurs, décochez votre secteur courant en bleu sous le filtre Vous pouvez faire votre propre sélection cliquez ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/petit-trois-.png) et ensuite filtrez par statut type et secteur ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/08/selection-doc-1.png) Si vous voulez tous les documents par type ; sélectionner le type: Enregistrement , instructions… Vous pouvez rechercher un document grâce à la ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/loupe.png) en tapant quelques lettres de son nom ou une partie de son code QMS puis cliquez sur l’icône du document pour qu’il s’affiche Retour sur la page d’accueil ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/accueil.png) ou ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2022/03/bienvenur-qms.png) **1-2** ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/doc-en-cours.png) **Documents en cours** : Documents dont une action du work flow est en cours En cliquant sur cet onglet vous ouvrez Docalis ( cf Chapitre guide QMS Docalis: [https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/](https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/) ) du secteur courant , la liste des documents en cours de Workflow vous est présenté. Retour sur la page d’accueil ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/accueil.png) ou ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2022/03/bienvenur-qms.png) **1-4** Alertes: ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/alertes-cloche.png) renvoi à l’onglet des Alertes ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/alertes-1.png) Cf § Alertes ci dessous Retour sur la page d’accueil ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/accueil.png) ou ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2022/03/bienvenur-qms.png) **1-5 Tâches planifiées – Tâches en attente:** ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/taches-planifiees-.png) Cliquer directement sur ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/valider.png) ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/supprimer-.png) ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/enregistrer-.png) pour effectuer les actions correspondantes | | Clôturer l’échéance, signifie que vous avez effectué la tâche , vous pouvez insérer un document puis clôturer la tâche | | --- | --- | | | Invalider l’échéance, signifie que vous n’effectuez pas la tâche , possibilité de laisser un commentaire | | | Enregistrer l’échéance: la tâche s’enregistre dans les tâches en cours Cf§ Mes tâches en cours ( ) ci dessous | 1-5-1Tâches planifiées – Tâches en attente : en cliquant sur ce pop-up **Tâches planifiées – Tâches en attente** un tableau s’ouvre : ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/tableau-des-taches-1024x629.png) L’affichage pourra être en ligne ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/ligne.png) ou en calendrier ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/calendrier-tableau.png) Vous pourrez voir toutes les tâches planifiées arrivant à échéance ou en retard et en sélectionnant différents onglets de ce cadre: ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/zones-.png) vous pourrez affiner votre recherche En cochant ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/coche.png) « Mes tâches » vous pourrez voir les tâches qui vous sont attribuées En survolant une tâche, des actions apparaitront : | | Clôturer l’intervention : Un tableau s’ouvre ou vous pouvez mettre un commentaire puis clôturer l’échéance Pour le suivi cf Chapitre guide QMS [https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/historique-des-interventions/](https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/historique-des-interventions/) | | --- | --- | | | Invalider l’intervention : Mettre un commentaire puis Invalider la tâche ,l’échéance sera supprimée du tableau . pour le suivi cf Chapitre guide QMS : [https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/historique-des-interventions/](https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/historique-des-interventions/) | | | Enregistrer l’intervention comme en cours :Un tableau s’ouvre ou vous pouvez mettre un commentaire puis enregistrerLa tâche sera retrouvée dans sur la page d’accueil | Retour sur la page d’accueil ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/accueil.png) ou ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2022/03/bienvenur-qms.png) 1-5-2 Mes tâches en cours ( x ): En cliquant dessus un tableau s’ouvre en survolant la tâche vous pourrez | | Clôturer l’intervention : Un tableau s’ouvre ou vous pouvez mettre un commentaire, ainsi qu’un document (cf tâche planifiée ci dessus ) puis clôturer l’échéance | | --- | --- | | | Invalider l’intervention : Mettre un commentaire puis Invalider la tâche ,l’échéance sera supprimée du tableau et le suivi sera affichée | | | Abandonner l’intervention :Un tableau s’ouvre ou vous pouvez mettre un commentaire puis cliquer sur Abandonner | Retour sur la page d’accueil ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/accueil.png) ou ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2022/03/bienvenur-qms.png) 1-5-3 Saisir une intervention non planifiée : En cliquant sur ce pop-up un tableau s’ouvre : ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/07/tableau-vierge-non-planifiee2024-07-05-111404.png) Vous pourrez saisir la date, le type d’intervention, ce qui est concerné par l’intervention, une fenêtre de précision s’ouvrira sélectionner l’objet concerné ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/inter-non-prog.png) En cliquant sur l’historique de l’objet apparaitront tous types d’évènements enregistrer l’intervention un tableau s’ouvre : ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/enr-inter-non-pla-2.png) Vous pouvez saisir un commentaire et ajouter un document en cliquant ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/plus-vert.png) Enregistrer l’intervention se trouvera dans Mes tâches en cours Cf § mes tâches en cours ci dessus ou Clôturer la tache non planifiée Retour sur la page d’accueil ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/accueil.png) ou ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2022/03/bienvenur-qms.png) **1-6 Actions Vigilia** : Visibilité sur les actions à mener qui peuvent être , corrective, curative, préventive ou action d’amélioration **1-7 Liste des messages** : reflet de votre boite mail, en cliquant sur tout voir vous serez dirigé vers votre messagerie **1**–**8** **Actualités** : Articles en cliquant sur Voir toutes les actualités , vous aurez accès à toutes les actualités , également celles expirées en cliquant sur Afficher les actualités expirées **1-9** **Fiche de production** : Liste de fiche de production à compléter , cliquer sur ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/bloc-note.png) , la fiche s’ouvrira . Compléter la fiche, vous pouvez également , Consulter ou lier des documents à la fiche grâce à cet icône ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/ajout-doc.png) puis sauver **1-10** **Actions documentaires** : Action documentaire à effectué vous concernant , si vous êtes, Auteur ,approbateur, valideur ou lecteur cf [https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/actions/](https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/actions/) **1-11 Actions de lecture sur enregistrement** : Permet de lire les enregistrements en cliquant sur Lire le tableau « lecture de l’enregistrement » s’ouvre , cliquez sur l’enregistrement ou sur Consulter, cliquez sur Lu quand la lecture du document est effectué Retour sur la page d’accueil ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/accueil.png) ou ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2022/03/bienvenur-qms.png) ## 2- Fiche Vigilia En cliquant sur Fiches Vigilia vous accédez aux fiches mises en exploitation sur le secteur courant . Les données suivantes apparaissent : ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/fiches-vigilia.png) Les sous-menus (exemple : « non-conformité ») représentent les types de fiches paramétrés précédemment cf. chapitre QMS [https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/conception-dune-fiche/](https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/conception-dune-fiche/) En cliquant sur un type ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/type-de-fiche-vigilia.png) ou au calepin ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/calepin.png) de la ligne ,apparait la fiche lui correspondant. La fiche ouverte représente le formulaire tel qu’il a été conçu. L’utilisateur peut remplir les différents champs (ceux qui sont obligatoires à minima représenté par un Astérix ), et a la possibilité de joindre des documents quelconques à la fiche ou un lien grâce à cet icône ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/ajout-doc.png) puis sauver puis cliquer sur soumettre la fiche . Vous pouvez ajouter des destinataires , les responsables nommés pour la fiche recevront directement un avertissement. **Mes derniers évènements** : Ici sont répertoriés toutes vos fiches déclarées , vous pouvez grâce au calendrier choisir une période ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2025/03/Capture-decran-2025-03-13-093727.jpg) | | Votre fiche a été rejetée | | --- | --- | | | Votre fiche a été qualifiée | | | Votre fiche est en attente de qualification | Retour sur la page d’accueil ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/accueil.png) ou ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2022/03/bienvenur-qms.png) ## 3- Alertes (en cours de finalisation) ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2025/02/alertes-1024x454.jpg) Sont concernées par ces alertes différents onglets de QMS: Production, Stomelia , Docalis, Vigilia Des alertes sont générées pour les fiches non remplies, partiellement remplies ou comportant des actions déclarées non faites, pour des tâches planifiées non effectuées à la date prévue, pour des maintenances non effectuées . Les alertes sont adressées aux référents associées ou, en l’absence de référent désigné, à toutes les personnes ayant accès au secteur. Pour accéder au contenu de ces alertes il suffit de cliquer sur « x » alertes , un tableau s’ouvre, vous pouvez sélectionner une période grâce au calendrier ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/calendrier-tableau.png) cliquez sur « Uniquement mes alertes » si vous voulez avoir accès uniquement à vos alertes et/ou les alertes non acquittées . Cliquez sur l’action à mener ou prendre juste connaissance de l’information Cliquer sur l’alertes un tableau s’ouvre ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/acquittement.png) Vous pouvez mettre un commentaire et Acquitter l’alerte Seul les acteurs ou référents seront habilités à acquitter ces alertes . ## 4-Indicateurs ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/12/tableau-indicateur-1024x427.png) Les indicateurs concernent : L’utilisation de QMS Les alertes Docalis sur : les workflows en retard, les documents applicables, le nombre d’enregistrements en attente de lecture, les révisions en retard, le pourcentage de documents lus. Vigilia : nombre d’audits en cours, nombre de plans d’action en cours, nombre d’actions en cours, nombre de fiches à qualifier (graphique), nombre de fiches VIGILIA déclarées selon les catégories. Stomélia : le nombre de mises au rebut et le coût ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/image-utilisateur.png) En bas à droite de l’écran cette image montre : **Nom de l’utilisateur :** « GENTY Rachelle ». **statut :** « Administrateur ». L’icône « **Profil** » et « Vos paramètres », sont des options pour accéder ou modifier les informations du compte de l’utilisateur. ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2025/01/profil-dacces-1-1024x272.png) Cliquez sur « vos paramètres  » une page s’ouvre ainsi vous pouvez modifier les informations et sauver avant de fermer la page Cliquez sur mot de passe pour accéder à la modification du mot de passe ![](http://documentation.sapanet.fr/wp-content/uploads/2024/06/modif-MDP-1024x184.png) Le bouton rouge en bas avec l’étiquette « Se déconnecter », sert à se déconnecter du compte.