Tâches planifiées

La fonctionnalité « Taches planifiées » permet de prédéfinir un ensemble d’actions planifiées à mener. Ces actions pourront concerner les maintenances d’équipements, de locaux ou de zones de rangement, etc.

Les tâches planifiées ainsi créées font l’objet d’une traçabilité « Historique des interventions ».

Elles peuvent être validées directement ou après validation d’un formulaire (Formulaire des tâches planifiées).

L’invalidation d’une tâche planifiée, au contraire de sa validation, signifiera que la tâche n’a pas été effectuée. Un commentaire obligatoire en indiquera la raison.

Pour un objet lié à des tâches planifiées, il est possible de consulter ses tâches directement à partir de sa fiche en cliquant sur le calendrier

Tous les utilisateurs ayant accès aux taches planifiées peuvent éditer une tâche planifiée ou valider une de ses échéances.

Il est possible de désigner les acteurs chargés de leur validation. Les personnes ainsi désignées verront les tâches arrivant à échéance depuis leur bureau d’accueil. Ils recevront un message d’alerte dans le cas où une échéance prévue n’est pas réalisée et se retrouve en retard, au même titre que les référents de la tâche.

QMS On Line permet également de saisir des tâches non planifiées  ou  « interventions  non  planifiées »  (non  prévues).  L’utilisateur pourra  les  enregistrer directement à partir du bureau QMS On Line.

Ecran de paramétrage et de suivi

L’écran de paramétrage des tâches planifiées permet d’afficher et de gérer l’ensemble des tâches planifiées, qui y sont également regroupées par type.

L’écran de gestion des tâches planifiées présente six onglets :

Tâches planifiées du secteur

Définissez ici les tâches planifiées en fonction du secteur

• Tous
• Maintenance d’équipement
• Maintenance de local
• Maintenance de zone
• Compétences
• Autre

Création d’une tâche planifiée

1- Sélectionnez l’onglet qui vous intéresse « Maintenance équipement … » puis Cliquez sur le PLUS un tableau s’ouvre

Les informations générales d’une planification sont les suivantes :

• Nom : nom de la tâche planifiée
• Description : un texte libre qui décrit la planification pour indiquer aux utilisateurs les informations nécessaires au déroulement de son cycle de vie.
• Référent(s) : permet de désigner un ou plusieurs référents pour la planification.
• Acteur(s) : permet de désigner une liste de personnes du secteur qui se verront affecter cette tâche.
• Les autres personnes, à l’exception de l’administrateur général, ne verront pas les échéances à valider  pour  cette  planification. Par  défaut, si  aucune personne n’est  désignée alors  tous  les collaborateurs du secteur verront les échéances de la planification et pourront les valider. Une fois la tâche clôturée ou enregistrée par un acteur, elle disparaîtra du tableau de bord des autres acteurs éventuels.
• Formulaires : permet d’associer un ou plusieurs formulaires à la planification, qui seront à remplir lors de la validation de ses échéances. cf § https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/formulaire-des-taches-planifiees/

2- cliquez sur Suivant

Sélectionnez l’objet ou les objets concernés (si une même tâche incombe à plusieurs objets). Les éléments sélectionnés apparaîtront en vert et le nombre choisi sera indiqué dans l’encart associé à la catégorie.

Un fois la tâche saisie, vous devez définir les échéances de la tâche planifiée en cliquant sur le calendrier

Cliquez sur PLUS pour créer ou ajouter des échéances

Cliquez sur Définir les échéances

Saisir la date de la 1ère échéance et la date de fin, puis définir les fréquences des échéances.

Cliquez sur Ajouter

Cliquez sur Sauver, le calendrier s’affiche.

Dans le calendrier, vous pouvez faire glisser des échéances en faisant un cliquer glisser sur la date choisie , un tableau s’ouvre, confirmer l’action que vous voulez effectuer

Quand la tâche sera active vous aurez la possibilité :

D’Invalider des échéances un commentaire vous sera demandé puis cliquer sur invalider l’échéance

De Supprimer l’échéance, une confirmation est demandé .

Dans la liste des tâches planifiées, en survolant la tâche s’afficheront :

Tâches mode Création ou suspendue ou mode En cours

Si vous passez un objet en statut « HS », vous pouvez saisir un commentaire et suspendre les tâches planifiées associées.

Mis à jour le : 29/12/2025