• Obtenez le code de votre formulaire

  Vous pouvez récupérer le code de votre formulaire : En vue liste Aperçu de la vue liste des formulaires Directement sur votre modPopulaire

• Transmettez la demande

  Il peut arriver que les demandes reçues ne soient pas des demandes d'exercice de droit au sens du RGPD, que vous ne soyez pas le bon destinataire ou que vous ayez besoin de transmettre la demande à un autre service ou un organisme. Exemples : La demande est adressée à un autre service de l'entreprise comme le SAV ou le service commercial ; La demande est adressée à l'un de vos partenaires ; Vous êtes sous-traitant et la demande est adressée au RT. Dans ces hypothèses, vous pourrez, tranPopulaire

• Dupliquez votre formulaire

  Pour dupliquer vos formulaires, il vous suffit de cliquer sur les trois petits points sous la colonne "Actions" puis sur "Dupliquer" (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F62911488-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F9zyLY3TEAYYpYkQta9ut%252Fuploads%252FJ7t3fEQ8I7RXGWSnY4c6%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D6df8f8e3-ec2a-43d7-9542-54d07a7f61bc&width=768&dpr=4&quality=100&sign=85446dPopulaire

• Analysez la recevabilité de la demande

  Dès la réception ou l'intégration de la demande, vous pouvez analysez sa recevabilité depuis le bandeau d'analyse de recevabilité en haut de l'écran en cliquant bouton "Analyser". Une pop up apparait et vous permet de qualifier la demande de recevable ou non recevable Demande recevable Si la demande est recevable, il vous suffit d'enregistrer votre appréciation et vous pourrez ainsi débuter votre workflow et/ou réaliser vos actions ! (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/Populaire

• Gérez votre demande

  Vous pourrez gérer sur la plateforme les demandes intégrées manuellement ou reçues via les formulaires en ligne. Il vous suffit de consulter la demande en question pour accéder au détail et la traiter. Accédez à une demande en cliquant sur le nom du demandeur, ou depuis les 3 points verticaux en cliquant sur le bouton "Consulter". (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F62911488-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2FoPopulaire

• Collaborez

  Pour en savoir plus sur la collaboration du module exercice des droits, c'est ici 👇🏼 Echangez avec le demandeur Envoyez les messages via le chat Message externe : messages envoyés au demandeur sur son espace personnel. Il recevra un email de notification qui l'informera qu'un message l'attend. Message interne : messages envoyés à vos collaborateur (hPopulaire

• 📹 Droits des personnes en vidéo

  Peu de lectures

• Exportez les demandes d'exercice de droits

  Vous pouvez à tout moment exporter la liste des demandes d'exercice de droits, il vous suffit de cliquer sur "Télécharger". (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F62911488-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F9zyLY3TEAYYpYkQta9ut%252Fuploads%252FMgb2wECwlEEbqIhzxy5g%252FCapture%2520d%25E2%2580%2599e%25CC%2581cran%25202022-07-13%2520a%25CC%2580%252017.35.13.png%3Falt%3Dmedia%26token%3De8ba47dd-17Peu de lectures

• Configuration du formulaire

  La première étape permet de : Personnaliser la page d'accueil en intégrant une image Choisir les champs à afficher, le type de personnes concernées, le type de demande Ajouter des champs supplémentaires, en utilisant les champs "Champ paramétrable 1 et 2" ou "Champs personnalisés" pour réutiliser un champ que vous auriez configurer auparavant via les cPeu de lectures

• Gérez la langue des formulaires

  Vous avez la possibilité de déployer votre formulaire dans différentes langues. Pour cela, il suffit d'accéder aux paramétrages de base et suivre les étapes suivantes. (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F62911488-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F9zyLY3TEAYYpYkQta9ut%252Fuploads%252Fe4yn0zxFx81uysFVGyYW%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D298ab8c8-3f9d-4c9e-be4e-4e0d579e81b0&width=768&dpr=4&qualPeu de lectures

• Obtenez le lien de votre formulaire

  IMPORTANT À SAVOIR Vous pouvez récupérer le lien de votre formulaire : En vue liste Directement sur votre modèle de formulaire !Peu de lectures

• 📹 Intégrer une demande d'exercice de droit

  Peu de lectures

• Accédez aux demandes d'exercice de droit

  Pour accéder à cette fonctionnalité, cliquez sur "Droits des personnes" sur la barre latérale gauche. (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F62911488-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F9zyLY3TEAYYpYkQta9ut%252Fuploads%252FO3ERyYuH9xX9RVNw6KCK%252FCapture%2520d%25E2%2580%2599e%25CC%2581cran%25202022-03-21%2520a%25CCPeu de lectures

• Formulaire intégrable

  Un formulaire intégrable est directement encastré à l'intérieur d'une page existante, via l'insertion d'un code dans la page. Pour créer un formulaire intégrable, sélectionner le bouton de gauche depuis cette page. (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F62911488-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F9zyLY3TEAYYpYkQta9ut%252Fuploads%252FkXo6E2FvcyWQ2Peu de lectures

• Prolongez le délai de votre demande

  Article 12 alinéa 3 du RGPD : Le responsable du traitement fournit à la personne concernée des informations sur les mesures prises à la suite d'une demande formulée en application des articles 15 à 22, dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Le responsable du traitement informe la personne cPeu de lectures

• Intégrez une demande manuellement

  Pour intégrer manuellement une demande, cliquez sur "Enregistrer une demande". (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F62911488-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F9zyLY3TEAYYpYkQta9ut%252Fuploads%252F4teRNFN8I92js6fxUBh9%252FCapture%2520d%25E2%2580%2599e%25CC%2581cran%25202022-05-16%2520a%25CC%2580%252014.00.28.png%3Falt%3Dmedia%26token%3De34e2483-b92c-4Peu de lectures

• Formulaire hébergé

  Un formulaire hébergé est une page web entière avec une URL paramétrable qui peut-être intégrer facilement n'importe où sans aucun développement nécessaire. Pour créer un formulaire hébergé, sélectionner le bouton de droite depuis cette page. (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F62911488-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F9zyLY3TEAYYpYkQta9ut%2Peu de lectures

• Les essentiels - Demandes

  🎬PrésentationAccédez aux demandes d'exercice de droitIntégrez une alerte manuellement Créez un formulaire (demandes) (/guide-utilisateur-witik/droits-des-personnes/les-essentiels-demandes/creez-un-formPeu de lectures

• Clôturez la demande

  Une fois la demande traitée, il convient de la clôturer. Trois cas de figure se présentent. Demande sans workflow et sans plan d'action Dans ce cas, vous trouverez le bouton de clôture à tout moment (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F62911488-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F9zyLY3TEAYYpYkQta9ut%252Fuploads%252FiDNc2SAOop5cRTJkkan2%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D8dc4296c-0a04-4461-9Peu de lectures

• Espace personnel du demandeur

  Le demandeur reçoit un courriel de confirmation contenant un lien le renvoyant vers son espace personnel. On retrouve dans cet espace : Une chat box qui permet à la personne concernée d'échanger avec le responsable de traitement et d'envoyer des pièces jointes Le détail de la demande (statut, date, etc.) L'avancement de la demande L'historique de vos demandes (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F62911488-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%Peu de lectures

• Reliez des actions à vos demandes

  Créez vos actions Pour relier des actions à vos demandes, il vous suffit d'accéder à la demande en question puis de cliquer sur "Nouvelle action". (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F62911488-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F9zyLY3TEAYYpYkQta9ut%252Fuploads%252FofnGib9fwiDvodjMj71K%252FCapture%2520d%25E2%2580%2599e%25CC%2581cran%25202022-04-06%2520a%25CC%2580%252012.05.18.png%3Falt%3DmedPeu de lectures

• Automatisation du traitement des demandes

  La seconde étape vous permet de : Définir les acteurs du formulaire, qui seront rattachés à toutes les demandes collectées par le formulaire Désactiver tous les emails envoyés à la personne concernée (accusé de réception, message chat, prolongation demande, cloture, irrecavabilité, etc.) (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F62911488-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F9zyLY3TEAYYpYkQta9uPeu de lectures

• Créez un formulaire (demandes)

  Si vous souhaitez appliquer un processus de validation aux demandes issues d'un formulaire, pensez à créer votre workflow préalablement. Pour créer un nouveau formulaire, rendez-vous sur la console de paramétrage. (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?urlPeu de lectures

• Modifiez les informations de la demande

  Vous pouvez modifier à tout moment les informations relatives à vos demandes En vue liste : (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F62911488-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F9zyLY3TEAYYpYkQta9ut%252Fuploads%252F9xjNu1ea3zePKUEb4uoP%252FCapture%2520d%25E2%2580%2599e%25CC%2581cran%25202022-10-10%2520a%25CC%2580%252016.04.48.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D2ae74f48-8ee5-44e3-b1b6-d530ce882c26&width=7Peu de lectures

• Historique de la demande

  Pour retrouver l'historique de traitement de la demande, cliquez sur l'onglet "Historique" à côté de "Actions associées" Chaque action de traitement réalisée sur la demande sera journalisée : qualification de la demande, messages envoyés, prolongation de la demande, plan d'action réalisé, email envoyé, réalisation des étapes de workflow, etc. (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F62911488-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-pPeu de lectures

• Application du workflow au formulaire

  Avant d'arriver à cette étape, assurez-vous d'avoir mis en place des workflows en amont. Mettez en place des workflows La troisième et dernière étape vous permet d'appliquer le ou les worflow : Globalement Par type de demande Par type de personne (https://docs.witik.io/guide-utilisateur-witik/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F62911488-files.gitbPeu de lectures