Mit der Funktion zum Herunterladen einer .CSV-Datei können Sie eine Zusammenfassung der zu erstattenden Beträge pro Anforderer erstellen, für eine oder mehrere Ausgabenanforderungen gleichzeitig, direkt von dem Bankkonto Ihres Unternehmens.

Bitte beachten Sie: Diese Datei ist nicht für die Nutzung auf der Website Ihrer Bank vorgesehen.

So erstatten Sie Ausgabenanforderungen mit einer .CSV-Datei

Mit der CSV-Funktion können Sie die Vorbereitung mehrerer Erstattungen für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig vereinfachen. So geht’s:

1. Gehen Sie zu Auslagen > Erstattungen einplanen.
2. Wählen Sie die Mitarbeitenden und die zu erstattenden Ausgaben aus.
3. Klicken Sie auf Erstattet von .CSV. Falls erforderlich, können Sie das Erstattungsdatum anpassen.
4. Erstellen Sie pro Mitarbeitendem einen Überweisungsauftrag, der den Gesamterstattungsbetrag zusammenfasst, und senden Sie diesen an die Bankdaten der Mitarbeitenden über das übliche Bankkonto Ihres Unternehmens.

💡 Wenn Ihre Bank SEPA XML unterstützt, können Sie die manuelle Eingabe überspringen, indem Sie .XML anstelle von .CSV auswählen und die .XML-Datei direkt auf der Website Ihrer Bank hochladen.

Alternativ können Sie die Mitarbeitenden direkt per Überweisung über Spendesk erstatten.

Wichtige Vorbereitungsschritte

Stellen Sie sicher, dass Sie folgende Angaben haben:

• Bankdaten der Mitarbeitenden (IBAN/BIC).

Was passiert, wenn das Bankkonto des Empfängers geschlossen ist?

Wenn das Bankkonto des Empfängers geschlossen ist, sind folgende Optionen möglich:

• Die Bank des geschlossenen Kontos muss die Gelder manuell überweisen (sofern dies nicht automatisch erfolgt).
• Alternativ kehren die Gelder innerhalb von 12 Tagen auf Ihr Spendesk-Konto zurück.

Wissenswertes

• Wenn eine Ausgabe in Spendesk als bezahlt markiert wird, wird sie automatisch in den Tab Alle Zahlungen verschoben.
• Die Erstattung erscheint auf dem Bankkonto des Mitarbeitenden wie folgt: « Ihre Spendesk-Konto-ID + Vor- und Nachname des Mitarbeitenden ».
• Alle bereits erstatteten Ausgaben, auch die ursprünglich fehlgeschlagenen, können unter Auslagen > Zahlungsverlauf eingesehen werden.

FAQ

F: Kann ich die .CSV-Datei direkt auf der Website meiner Bank verwenden?

A: Nein, die .CSV-Datei ist für die interne Verwendung zur Vorbereitung von Erstattungen vorgesehen. Wenn Ihre Bank SEPA XML unterstützt, können Sie die .XML-Option verwenden.

F: Was soll ich tun, wenn eine Erstattung fehlschlägt?

A: Fehlgeschlagene Erstattungen werden unter Ausgabenanforderungen > Verlauf angezeigt. Sie können die Details überprüfen und entsprechende Korrekturmaßnahmen ergreifen, z. B. die Bankdaten der Mitarbeitenden aktualisieren oder die Überweisung erneut initiieren.

F: Ist die Verwendung der .CSV- oder .XML-Datei für Erstattungen obligatorisch?

A: Nein, Sie können die Mitarbeitenden auch direkt über Spendesk erstatten, wenn dies bequemer ist.

Aktualisiert am: 30/04/2026