• Status einer Anfrage (abgelehnt, genehmigt, ausstehend)

  Sie haben eine Anfrage eingereicht und möchten den Status wissen. Derzeit werden Sie nicht benachrichtigt, wenn eine Anfrage bezahlt oder erstattet wurde, aber Sie können den Erstattungsstatus überprüfen. Für diesen Artikel verwenden wir das Beispiel einer Auslagenanfrage. Auslage ist sichtbar in "Anfragen" Erscheint die Auslagenanfrage in "Anfragen" hat sie entweder den Status ausstehend, genehmigt oder abgelehnt. Status Ausstehend: Der/Die Kontoinhaber:in oder Ihr/e GenehmWenig Leser

• 🇺🇸 Schritt 3: Wann wird der Begünstigte die Überweisung erhalten?

  Sobald der/die Kontoinhaber:in die Überweisung bestätigt hat, dauert es in der Regel 5-6 Tage, bis die Erstattung per ACH-Überweisung auf dem Bankkonto der/des Mitarbeiter:in eingeht.Wenig Leser

• Eine Überweisung stornieren

  Wenn Sie Kontoinhaber*in oder Controller sind, gehen Sie zu Zahlungsverlauf. Klicken Sie auf die Überweisung und dann auf Abbrechen. Die zugehörigen Spesenabrechnungen werden zurück in Auslagen > Erstattungen einplanen verschoben, wo Sie z. B. ein neues Ausführungsdatum festlegen können. Sie können Ihre Überweisung stornieren, solange wir (Spendesk) die AuWenig Leser

• Verpflegungsmehraufwand einreichen

  Dieser Artikel richtet sich an Nutzer:innen mit der Rolle Mitarbeiter:in oder Kontoinhaber:in. Um einen Antrag auf Tagegeld zu stellen, Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Anfrage" in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms, Gehen Sie auf "Auslagen", Wählen Sie die unterste Option "Verpflegungsmehraufwand". [](https://downloads.intercomcdn.com/i/o/75Wenig Leser

• Erstattung und Verbuchung einer Spesenabrechnung

  Nachdem Ausgabenanforderungen überprüft wurden (Genehmiger), können Finanzteams (Kontrolleure) die Bearbeitung übernehmen. Überprüfungsschritt Wenn Genehmiger eine Ausgabenanforderung genehmigen, wird diese im Tab Auslagen > Überprüfen angezeigt. Von diesem Tab aus können Kontrolleure die Anforderungen einfach validieren oder ablehnen und sogar mehrere Ausgabenanforderungen gleichzeitig bearbeiten. Erstattungsschritt Sobald Auslagen als "überprüft" markiert sind, wechseln sie inWenig Leser

• Approve or reject an expense claim - AO & Approver only

  Wer kann Anfragen genehmigen? Genehmigende Personen können ihre eigenen Anfragen nicht selbst genehmigen, es sei denn, ihre Ausgabenrichtlinie erlaubt dies. Folgende Rollen/Berechtigungen können Ausgabenabrechnungen genehmigen oder ablehnen: Kontoinhaber*innen Team- oder Kostenstellenverantwortliche Genehmigung oder Ablehnung von Ausgabenanfragen Genehmigende Personen erhalten jede Woche eine Benachrichtigung über ausstehende Ausgaben, die geprüft werden müssen. Sie können AusgabenaWenig Leser

• Kilometerpauschalen per Handy einreichen

  Diese Funktion kann genutzt werden, wenn die “Kilometerpauschale" in den Einstellungen Ihres Unternehmens aktiviert ist. Öffnen Sie zunächst die Spendesk App auf ihrem Handy. Drücken Sie auf die Schaltfläche "+". Wählen Sie Kilometergeld beantragen. Geben Sie die Details zu Ihrer Fahrt ein (Fahrzeugtyp, Leistung, Datum, Adresse...) Die Option "Elektroauto" können Sie nur bei französischen/URSSAF-Konten auswählen. Sie können außerdem "Hin- und Rückfahrt" wählen. Senden Sie IhrWenig Leser

• Who can confirm a wire transfer from Spendesk? (Expense claims)

  Sobald ein_e Controller_in eine Überweisung zur Erstattung der Ausgaben von Mitarbeiter_innen plant, kann der_die Kontoinhaber*in alle Ausgabenansprüche, die auf Bestätigung warten, unter > Bestätigen einsehen und erhält auch eine E-Mail. In diesem Tab kann er_sie die Erstattungsdetails prüfen, bevor er_sie sich entscheidet, die ausstehenden Überweisungen zu genehmigen oder abzulehnen. Eine Überweisung bestätigen Um eine Überweisung zu bestätigen, muss der_die Kontoinhaber_in einen BestWenig Leser

• Auslagen einreichen und bearbeiten (Desktop-Version)

  Bevor Sie eine Spesenabrechnung einreichen Aktivieren Sie das Modul „Spesen“ Dieser Abschnitt richtet sich an Kontoinhaber*innen. Damit Ihre Mitarbeitenden Spesenabrechnungen einreichen können, stellen Sie sicher, dass das Modul „Spesen“ aktiviert ist. Gehen Sie wie folgt vor: Gehe zu Einstellungen / Unternehmensregeln. Gehen Sie zu Zahlungsmethoden. Aktivieren Sie die Option Spesenabrechnung. Bitte beachten Sie, dass Spesenabrechnungen von der antragstellenden PerWenig Leser

• Wie ist der Stand der Rückzahlungen von Auslagen?

  Wenn Sie Erstattungen direkt von Spendesk aus planen, können Sie den Stand auf der Registerkarte Auslagen > Zahlungsverlauf verfolgen. Wartet auf Bestätigung: Der Controller hat die Überweisung geplant und wartet auf die Genehmigung des Kontoinhabers. Ausstehend: Der Kontoinhaber hat die Überweisung genehmigt, und sie wird am Ausführungsdatum ausgeführt. In Bearbeitung: Unser Bankpartner führt die Überweisung aus. Ausgezahlt: Ihr Mitarbeiter hat die Erstattung auf seWenig Leser

• Erstattungen für Spesen per Überweisung direkt mit Spendesk abwickeln

  Diese Funktion kann unter Zahlungsmethoden aktiviert werden. So erstatten Sie Spesen Als Controller_in oder_ Kontoinhaber_in_ gehen Sie zu Erstattungen planen und wählen Sie die Mitarbeiter*innen aus, die Sie erstatten möchten. Danach: Wählen Sie ein Ausführungsdatum Heute zahlen: Standardmäßig haben die ausgewählten Spesenabrechnungen ein Ausführungsdatum des aktuellen Datums. Sobald der Kontoinhaber bestätigt, wird die Überweisung von unserem Bankpartner ausgeführt.Wenig Leser

• 🇺🇸 Schritt 2: Wer kann eine Überweisung aus Spendesk bestätigen?

  Sobald ein(e) Controller:in einige Rückerstattungen von Spendesk aus plant, kann der/die Kontoinhaber:in alle Spesenabrechnungen sehen, die unter Auslagen > Bestätigen auf eine Bestätigung warten. In diesem Reiter können die Erstattungsdetails eingesehen werden, bevor entschieden wird, ob die anstehenden Überweisungen genehmigt oder abgelehnt werden. Sobald eine Auslage in Auslagen > Erstattungen einplanen validiert ist und in Auslagen > Bestätigen übergeht, wird der/diWenig Leser

• Wann erhält der Begünstigte die Überweisung?

  Standardüberweisungen Die Ausführungszeit der Überweisung hängt vom Zeitpunkt der Unterschrift ab: SEPA-Überweisungen, die vor 9:00 Uhr bestätigt werden, werden am selben Werktag ausgeführt. SEPA-Überweisungen, die nach 9:00 Uhr bestätigt werden, werden am nächsten Werktag ausgeführt. Nach der Ausführung kann es bis zu 3 Werktage dauern, bis der Begünstigte das Geld auf seinem Kontoauszug erhält. Sofortzahlungen Sofortüberweisungen werden innerhalb von 10 Sekunden ausgefWenig Leser

• Fill out a mileage claim - AO & Requesters only

  Kontoinhaber*innen: Um die Funktion für Kilometerpauschalen nutzen zu können, müssen Sie die Funktion für Ausgabenabrechnungen aktivieren. Gehen Sie dazu zu Zahlungsmethoden. Kilometerpauschale einreichen Was ist eine Kilometerpauschale? Mit einer Kilometerpauschale können Sie sich von Ihrem Arbeitgeber für dienstliche Fahrten mit Ihrem privaten Auto entschädigen lassen. Wenn Sie Ihr privates Fahrzeug für die Arbeit nutzen, können Sie eine Kilometerpauschale beantragen. AllerdiWenig Leser

• Erstattung von Spesenabrechnungen in Fremdwährungen

  Alle Erstattungen von Spesenabrechnungen erfolgen in der Währung Ihrer Spendesk-Wallet. Wenn ein Mitarbeiter jedoch eine Spesenabrechnung in einer Fremdwährung einreicht, schlägt Spendesk automatisch einen „zu erstattenden Betrag“ in Ihrer Brieftaschenwährung vor. Es wird der Tageskurs verwendet, aber Sie können den Betrag noch bearbeiten, wenn Sie einen festen Wechselkurs auswählen, z. B. unter > Überprüfen (nur Controller und Kontoinhaber können dies).Wenig Leser

• Kontoinhaber:innen: Aktivieren Sie die gesicherte Rückerstattung von Auslagen

  Schritt 1: Laden Sie die mobile App herunter und erstellen Sie einen gesicherten Zugang. Gehen Sie zu Ihrem App Store oder Play Store und geben Sie "Spendesk" ein. Laden Sie die App herunter und melden Sie sich über E-Mail, Google, Microsoft oder SAML-SSO an. Sie können auch auf diesen Button klicken: Installieren Sie unsere App Schritt 2: Aktivieren Sie die Rückerstattung via Spendesk-Wallet Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Zahlungsmethoden uWenig Leser

• Auslagen rückerstatten mit Hilfe einer .csv-Datei

  Mit der Funktion zum Herunterladen einer .CSV-Datei können Sie eine Zusammenfassung der zu erstattenden Beträge pro Anforderer erstellen, für eine oder mehrere Ausgabenanforderungen gleichzeitig, direkt von dem Bankkonto Ihres Unternehmens. Bitte beachten Sie: Diese Datei ist nicht für die Nutzung auf der Website Ihrer Bank vorgesehen. So erstatten Sie Ausgabenanforderungen mit einer .CSV-Datei Mit der CSV-Funktion können Sie die Vorbereitung mehrerer Erstattungen für mehrere MitarbeitendeWenig Leser

• 🇺🇸 Warum ist die Überweisung der Erstattung fehlgeschlagen?

  Möglicherweise müssen Sie uns auf Ihrem Bankkonto in die Whitelist aufnehmen, damit wir den Bankeinzug (ACH) in Ihrem Namen auslösen können. Wenden Sie sich an Ihre Bank mit der Anweisung, ACH von der folgenden Unternehmens-ID zu autorisieren: "945440567_ " (Hinweis: Am Ende der Unternehmens-ID steht ein Leerzeichen).Wenig Leser

• Gesicherter Ablauf: Bestätigung von Überweisungen (Desktop und Mobilgeräte)

  Schritt 1: Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die Sie bezahlen möchten, und initiieren Sie die Überweisung Gehen Sie in den Reiter "Auslagen" und kontrollieren Sie, wessen Auslagen Sie gerne rückerstatten möchtne. Wählen Sie die Mitarbeiter aus und klicken Sie auf "Bestätigen". Schritt 2: Bestätigen Sie die Aktion in Ihrer App Sie werden eine Fenster sehen, das erklärt, dass Sie Ihre mobile App öffnen müssen, um die Transaktion zu bestätigen. Schritt 3: Führen Sie die Transaktion in der mWenig Leser

• 🇺🇸 Schritt 1: Planen Sie eine Auslagenerstattung über Spendesk

  Nach der Überprüfung durch die Finanzabteilung unter Auslagen > Überprüfen werden die zu erstattenden Auslagen unter Auslagen > Erstattungen einplanen angezeigt. Als Controller:in oder Kontoinhaber:in wählen Sie auf diesem Reiter die Mitarbeiter:innen aus, die Sie auszahlen möchten. Vergewissern Sie sich, dass die Bankdaten der Mitarbeiter:in bereits in den Einstellungen > Organisation > Mitglieder korrekt ausgefüllt sind. Wenn Sie auf "Von Spendesk bezahlen" klicken, wird der BetrWenig Leser

• Genehmigung und Erstattung von Tagespauschalen

  Tagespauschalen werden aus Sicht der Finanzkontrolle und der Zahlung genauso wie Auslagen- oder Kilometergeldabrechnungen behandelt, nachdem sie von einem Genehmigenden validiert wurden ODER die Anfrage automatisch validiert wurde (entsprechend der Genehmigungsrichtlinie des:r Benutzer:in). Expense Claims tab workflow Eine Anfrage für eine Tagespauschale wird vom Controller validiert. Die Auszahlung der Pauschalen erfolgt wie bei Ausgabenabrechnungen durch Herunterladen einerWenig Leser

• 🇺🇸 Mitarbeiter in Fremdwährungen auszahlen

  Bei Spendesk-Konten mit Sitz in den USA können Sie nur Mitarbeiter:innen mit einem US-Bankkonto auszahlen. Internationale Überweisungen müssen von Ihrem Bankkonto vorgenommen werden. Verwenden Sie dazu die CSV-Option in Auslagen > Erstattungen einplanen. ​ Verwenden Sie dann diese CSV-Datei, um eine manuelle Überweisung an Ihre(n) Mitarbeiter:in vorzunehmen. ​ ​Beispiel: Wenn ein(e) Mitarbeiter:in ein US-Konto hat, verwenden Sie "direkt von Spendesk". Wenn ein(e) MitarbeiteWenig Leser

• Erstattung von Spesenabrechnungen über XML SEPA

  Unsere XML-SEPA-Zahlungsoption ermöglicht Spendesk-Kund_innen, mehrere Mitarbeiter_innen oder Anfragen auf einmal zu erstatten. Diese Option ist für Unternehmen im EWR verfügbar. Erstatten Sie mehrere Ausgaben auf einmal Mit der XML-SEPA-Funktion können Sie ganz einfach mehrere Ausgabenerstattungen für verschiedene Mitarbeiter*innen gleichzeitig vorbereiten. Anleitung: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter*innen ihre Bankdaten unter Avatar > Profil eingeben, um diese FunktionWenig Leser

• Was sind Verpflegungspauschalen?

  Tagegelder (Per diem) sind Zahlungen an Arbeitnehmer:innen, um sie für die Zeit zu entschädigen, die sie außerhalb ihres üblichen Arbeitsortes verbringen. Diese Zahlungen werden auf Tagesbasis berechnet. ⚠️ Derzeit steht das Tagegeld nur in Deutschland zur Verfügung. Deutsche Tagespauschalen Im Gegensatz zu den meisten anderen Märkten gibt es in Deutschland für Tagegelder einen eigenen Rechtsrahmen und ein komplexes Regelwerk, das den Anspruch eines:r reisenden Mitarbeiter:in auf eine sWenig Leser

• Warum war die Überweisung nicht erfolgreich?

  Warum ist die Rückerstattungsüberweisung fehlgeschlagen? Wenn die Überweisung Ihrer Ausgabenabrechnung oder Rechnung fehlgeschlagen ist, stellen Sie sicher, dass: Ausreichend Geld in Ihrem Wallet vorhanden ist, um diese Überweisung zu bearbeiten. Sie können dies auf Ihrer Dashboard-Seite oder unter Einstellungen > Mein Wallet überprüfen. Wenn nicht, können Sie Geld hinzufügen. Die Bankinformationen des Lieferanten oder der/des Mitarbeiters in Spendesk korrekt ausgefüllt sind: *Wenig Leser