• Ajoutez vos codes comptables

  Ce paramétrage est uniquement accessible aux Contrôleurs et aux Propriétaires de compte. Si vous avez besoin d'aide à ce sujet, contactez votre Chargé•e de compte Spendesk. Vous pouvez configurer vos comptes sur l'onglet Paramètres > Plan comptable > Comptes bancaires . ➡️ Si vous n'ajoutez pas vos codes comptables, vous ne pourrez pas utiliser les fonctions de préparation et d'export. ➡️ Si vous utilisez uniquement les relevés de compte ou journaux d'achat (sans informations comptables),Wenig Leser

• Etape 2 : utiliser votre modèle d'export

  Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les Propriétaires de compte et les Contrôleurs. Les utilisateurs d'intégrations (ex: Xero) n'ont pas besoin d'utiliser un modèle d'export personnalisé car leurs paiements sont automatiquement envoyés vers leur logiciel comptable. Sélectionnez votre export personnalisé Depuis la page Comptabiliser > Exporter, sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser pour exporter vos paiements. Si vous souhaitez effectuer des modifications surWenig Leser

• Personnalisez le nom du fichier de vos reçus

  Vous pouvez facilement modifier le format du nom du fichier de vos reçus et factures exportés dans Paramètres > Paramètres comptables > Exports > Noms des fichiers de reçus. [](https://downloads.intercomcdn.com/i/o/309765443/db89bccd552c5d548139dbe6/Capture+d%E2%80%99e%CC%81cran+2021-03-10+a%CC%80+11.33.56.png?expires=1777571100&signature=54c45ad1ed033a6990ee70ae268621fWenig Leser

• Importer votre journal d'achats Spendesk dans Sage 100 SPC ou Sage 50

  Spendesk dispose également d'une intégration native avec Sage 100 SPC pour une expérience fluide d'export de votre journal des achats. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cette section de notre Centre d'aide. Cependant, il n'existe actuellement aucune intégration native avec Sage 50. Voici les étapes à suivre afin d'importer votre journal d'achats Spendesk dans Sage 100 SPC ou Sage 50 : 1) Préparez et exportez vos paiementWenig Leser

• Importer votre journal d'achats Spendesk dans Cegid Loop

  Voici les étapes à suivre afin d'importer le journal d’achats Spendesk dans Cegid Loop : 1) Préparer les dépenses dans l'onglet Préparer sur Spendesk et ensuite faire un export depuis l’onglet Exporter. Si besoin d’une piqûre de rappel, vous pouvez relire ces articles. ☀️ S’il s’agit d’un premier export, nous préconisons toujours d’exporter une ou deux dépenses maximum pour minimiser lesWenig Leser

• Comment Spendesk évite les reçus en double (factures/dépenses)

  Chez Spendesk, nous comprenons l’importance d’une comptabilité précise et d’un suivi rigoureux des dépenses. Pour garantir des processus financiers fluides et éviter les doublons, nous avons mis en place un système complet de détection des doublons pour les factures et les demandes de remboursement de dépenses. Si vous voyez un message d’erreur lors de l'ajout d’un reçu, cela peut être dû à la détection d’un doublon. Spendesk compare automatiquement les données clés (comme le montant, le fourniWenig Leser

• Changer de base comptable sur Spendesk

  Il est maintenant possible de changer la base comptable sélectionnée (dans Paramètres>Comptabilité) pour vos exports effectués sur Comptabilité>Export. Pour ce faire, vous devez avoir le rôle de contrôleur ou propriétaire du compte. Accès au changement de base comptable Cette fonctionnalité est accessible depuis Paramètres>Comptabilité. A côté de la base comptable actuelle pour les exports de fichiers, vous trouverez le bouton "modifier". Comprendre les optionsWenig Leser

• Afficher les reçus (jpg, pdf...) sur Chrome s'ils sont masqués

  Parfois, les utilisateurs utilisant Google Chrome ne peuvent pas voir les reçus sur Spendesk (et rencontrent le même problème sur toute la plateforme : Factures, Notes de frais, Tous les paiements, Préparer etc...). Si cela vous arrive, vous pouvez procéder ainsi pour régler le souci. Allez à : chrome://settings/content/pdfDocuments. Activez : "Ouvrir les PDF dans Chrome" [![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/c/5/e/bc5e171964051000/d9f103d1-93e0-4546-b358-2e5b23_1u0jWenig Leser

• Page 'tous les achats' (reporting)

  Petit rappel - que sont les achats? Les achats sont l'obligation pour une entreprise de rembourser une dette à court terme à ses créanciers ou fournisseurs. Qu'est ce que la page 'Tous les achats'? Nous avons créé cette nouvelle page pour vous permettre de retrouver toutes les informations de vos achats, ainsi que leurs différents statuts de comptabilité et de paiement. En un mot - que permet cette page? Vérifier en un instant les informations de vos achats, où vous trouverezWenig Leser

• Ajouter des catégories de dépenses (analytiques) et des champs personnalisés

  Vous pouvez ajouter des champs analytiques et des catégories de dépenses pour analyser vos dépenses. Ajouter des catégories de dépenses et des champs analytiques Ajouter vos catégories de dépenses Vous avez deux options : Ajouter vos catégories de dépenses. Demander l’activation d’un champ analytique pour des informations supplémentaires telles que des projets, des noms de clients, des numéros de devis ou des références internes. Ces champs seront inclus dans votre journal des achaWenig Leser

• Diviser vos achats entre plusieurs centres de coûts / catégories de dépense ou champs analytiques

  Spendesk vous permet désormais de répartir les achats sur plusieurs valeurs de Centres de Coûts, Catégories de Dépenses ou Champs Personnalisés. Si vous êtes un client existant et que vous utilisez des exports par fichier pour les journaux d'achats, veuillez consulter la section relative aux modifications du format des exports avant d'activer la fonctionnalité de ventilation analytique. Pourquoi cette fonctionnalité ? **Il est très fréquent qu'une dépense doive être attribuWenig Leser

• Importer votre journal d'achats Spendesk dans Cegid Quadra

  Voici les étapes à suivre afin d'importer le journal d’achats Spendesk dans Cegid Quadra : ​ ​​1) Vérifiez votre export personnalisé Cegid Quadra sur Spendesk ​​ Préparez les dépenses dans l'onglet Préparer sur Spendesk puis faites un export avec les pièces justificatives depuis l’onglet Exporter. Au besoin, vous pouvez relire ces articles. **☀️ S’il s’agit d’un premier export, nous pWenig Leser

• Archiver les fournisseurs (doublons, fautes d'orthographe)

  Table des matières Aperçu rapide des fonctionnalités Fournisseurs archivés Désarchiver des fournisseurs Archivage en masse des fournisseurs Aperçu rapide des fonctionnalités Cette fonctionnalité permet aux contrôleurs d'archiver les fournisseurs via la page 'Paramètres>Comptes Fournisseurs'. La fonction d'archivage des fournisseurs vous permet d'avoir toujours une liste de fournisseurs pertinente sur SpenWenig Leser

• Comptes fournisseurs

  Les comptes fournisseurs représentent l'obligation d'une entreprise de régler une dette à court terme auprès de ses créanciers ou fournisseurs. Accéder aux comptes fournisseurs Pour accéder à votre page des comptes fournisseurs : Accédez à Paramètres > Comptes fournisseurs. Fonctionnalités de l'onglet Comptes fournisseurs L'onglet Comptes fournisseurs dans Spendesk vous permet de : Gérer les comptes fournisseurs. Superviser les détails des fournisseurs et les informationsWenig Leser

• Découvrez et utilisez notre journal d'achats

  Nous vous conseillons de lire l'article sur la clôture mensuelle avant de poursuivre votre lecture: Qu'est-ce qu'un journal d'achats ? Définition Un journal d'achats est un journal de comptabilité. Il affiche tous les achats en reflétant les comptes fournisseurs avec leurs contreparties de comptes de charge ou de TVA. Notre journal d'achat et notre journal de banque peuvent être utilisés eWenig Leser

• Notre intégration TravelPerk

  Grâce à l'intégration entre Spendesk et TravelPerk, les employés pourront réserver des voyages d'affaires de manière transparente 💪 Dans un même temps, les comptables / équipes Finance bénéficieront d'une comptabilité et d'un rapprochement automatisés grâce aux exports comptables de Spendesk! Cette fonction est disponible à partir du plan de facturation Scale. Quel problème résolvons-nous ? Les processus existants pour payer les voyages d'affaires sur TravelPerk via Spendesk sont fastidWenig Leser

• Auto-remplissage des comptes de TVA/charge/analytiques (Machine Learning)

  Automatisez votre comptabilité sur Spendesk ! ⚠️ Cette fonctionnalité est disponible sur certains plans de facturation uniquement. Veuillez contacter votre responsable de compte si vous souhaitez bénéficier de cette fonctionnalité d'automatisation ! Introduction Nous avons créé nos fonctionnalités AutoCat pour vous aider à réduire la saisie manuelle des données et à gagner un temps précieux dans votre processus de comptabilité en remplissant automatiquement et en suggérant les valeurs pWenig Leser

• Ajouter vos comptes fournisseurs et comptabilisez vos factures

  Avant de commencer... Vous ne pouvez pas exporter votre journal d’achats sans remplir le champ des comptes fournisseurs. Cela garantit qu’il n’y ait pas de cellules vides dans l’export. Pour simplifier le processus, vous pouvez configurer un champ par défaut dans Paramètres > Plan comptable. Ajouter des comptes fournisseurs Il existe deux méthodes pour ajouter des comptes fournisseurs : 1. Mise à jour d’un fournisseur existant Si le fournisseur n’est pas encore créé ou doit êtrWenig Leser

• Changer le format des dates sur Spendesk

  Si vous voyez les dates sur l'interface Spendesk dans un format spécifique (par exemple, dans un format américain) et que vous souhaitez le changer (format européen), vous pouvez modifier la langue de votre navigateur directement. [](https://downloads.intercomcdn.com/i/o/863376475/d754477a5cd5bb69a9b29e93/Capture+d%E2%80%99e%CC%81cran+2023-10-27+a%CC%80+10.44.11.png?expireWenig Leser

• Etape 1 : préparez vos achats à l'export

  Accédez à l’onglet Préparer Allez dans l’onglet Comptabiliser > Préparer pour examiner, modifier et valider vos paiements et dettes. Cela inclut l’ajout des détails de TVA, l’affectation des comptes de dépenses, la vérification des fournisseurs et d’autres informations nécessaires. Vérifiez les reçus Assurez-vous que tous les reçus sont présents et valides. Reçus manquants : Envoyez un rappel au demandeur via Slack ou par e-mail. Vous pouvez également télécharger le reçuWenig Leser

• Etape 1 : créer votre export personnalisé

  Cette page est destinée aux propriétaires de comptes et aux contrôleurs. Si vous utilisez une intégration native, il n’est pas nécessaire de créer un export personnalisé, car vos paiements sont automatiquement envoyés au logiciel de comptabilité. Une fois vos paiements et engagements préparés et validés vous devez les exporter vers votre logiciel comptable. Un journal d'achat de base appelé "Journal Spendesk" est sélectionné par défaut. Néanmoins, vous pouvez personnaliserWenig Leser

• Importer votre journal d'achats Spendesk dans Cegid EBP Compta

  Voici les étapes à suivre afin d'importer votre journal d'achats Spendesk dans EBP : 1) Préparez et exportez vos paiements Préparez les dépenses dans l'onglet Préparer sur Spendesk et ensuite faites un export avec les pièces justificatives depuis l’onglet Exporter. Si besoin d’une piqûre de rappel, vous pouvez relire ces articles. Votre fichier téléchargé depuis Spendesk est au format .ziWenig Leser

• Frais bancaires

  Il existe deux types de frais bancaires sur Spendesk: les frais de retrait et de conversion. Nous affichons le détail des frais de retrait et des frais bancaires de Spendesk dans le journal de banque, le dernier jour du mois. Frais liés à nos partenaires bancaires Nous affichons les frais bancaires dans le journal bancaire et non plus dans le journal d'achats, car ils sont liés aux transactions de votre compte. [Comprendre les frais de change](https://helpcenter.spendesk.com/frWenig Leser

• Définir des valeurs "par défaut" en comptabilité pour l'export

  ⚠️ Cette fonctionnalité ne doit être utilisée QUE si vous faites votre comptabilité en dehors de Spendesk, ou si un prestataire externe fait votre comptabilité pour vous (par exemple, un conseiller fiscal externe). Le pourquoi du comment de cette fonctionnalité Elle vous permet de définir des valeurs comptables par défaut qui pré-rempliront les champs dans Comptabiliser>Préparer, afin que vous puissiez pousser vos engagements directement dans Comptabiliser>exporter et ensuite expWenig Leser

• Découvrez et utilisez notre journal de banque !

  Qu'est-ce qu'un journal de banque ? C'est un registre de transactions financières. Il sera nécessaire lorsque les équipes financières chercheront la réconciliation à la fin du mois ou de l'année. Notre journal bancaire comporte les contreparties et une référence de dépense qui donne à votre logiciel de comptabilité la possibilité de faire correspondre les entrées du journal d'achats. Que contient le journal de banque ? Dans le journal de banque sont affichés tous les paiements corWenig Leser

• Importe votre journal d'achats Spendesk dans Sage Generation Experts Connect

  Voici les étapes à suivre afin d'importer votre journal d'achats Spendesk dans Sage Coala / Sage Generation Experts Connect : ​ 1) Préparez les dépenses dans l'onglet Préparer sur Spendesk. ... puis faites un export avec les pièces justificatives depuis l’onglet Exporter. Si besoin, vous pouvez relire ces articles. **☀️ S’il s’agit d’un premier export, nous préconisons toujours d’exportWenig Leser

• Importer votre journal d'achats Spendesk dans Exact Online

  Ce contenu n'a pas encore été traduit. Veuillez vous référer à la version anglaise, puis "clic droit -> traduire en ... allemand/français/espagnol". Spendesk dispose également d'une intégration native avec Exact Online pour une expérience fluide d'exportation de votre journal des achats. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter [cette section](https://helpcenter.spendesk.com/fWenig Leser

• Reçus manquants : envoi de rappels

  Grâce à notre fonctionnalité Respectez les règles du jeu, vous ne devriez pas avoir à envoyer beaucoup de rappels à vos utilisateurs à la fin du mois ! Cependant, si vous êtes toujours aux prises avec un reçu manquant, voici ce que vous pouvez utiliser... Envoyer des rappels personnalisés Lorsque vous préparez vos paiements, nous divisons automatiquement les paiements avec reçu et ceux sans reçu pour vous aider à identifier ceux qui manquent. À partir de là, vous avez différentes opWenig Leser

• Comptes employés : Configurer et modifier

  Cette configuration est uniquement accessible aux Contrôleurs et aux Propriétaires de compte ayant le module de Notes de frais activé. La fonctionnalité n'est pas encore disponible pour les utilisateurs de Xero ou DATEV. Dans Spendesk, vous avez 4 options pour comptabiliser les notes de frais : Utiliser uniquement un compte par défaut, Utiliser uniquement des comptes spécifiques pour chaque employé, Utiliser à la fois des comptes spécifiques pour les employés et un compte parWenig Leser

• Importer votre journal d’achats Spendesk dans Isacompta

  Voici les étapes à suivre afin d'importer votre journal d'achats Spendesk dans Isacompta: 1) Préparez les dépenses sur l'onglet Comptabiliser > Préparer sur Spendesk... ... puis faites un export avec les pièces justificatives depuis l’onglet Exporter. Au besoin, vous pouvez relire ces articles. ☀️ S’il s’agit d’un premier export, nous préconisons toujours d’**exporter une ou deux dépWenig Leser

• Marquer un reçu comme "Ne peut pas être fourni"

  Votre transaction est-elle en attente (mais annulée), ou avez-vous perdu un reçu ? Pas de panique — nous sommes là pour vous aider ! Si vous ne pouvez pas ajouter un reçu à votre paiement pour une raison quelconque, vous pouvez le signaler directement sur Spendesk. Raisons courantes pour des reçus manquants Le commerçant ne vous a pas fourni de reçu, ou vous avez oublié de le demander. La transaction est en attente mais a été annulée par le commerçant et est toujours visible sur SpendeskWenig Leser

• Détection d'un mauvais reçu sur l'appli mobile

  L'objectif de cette fonctionnalité est de détecter en temps réel si une photo ajoutée à un paiement est un reçu valide (grâce à l'apprentissage automatique) ou non, afin de réduire considérablement le taux de reçus marqués comme invalides par l'équipe Finance (contrôleurs). Description Notre algorithme de machine learning permettra de réduire le nombre de reçus invalides en émettant un avertissement lorsqu'un employé télécharge un document erroné. L'employé a alors leWenig Leser

• Télécharger vos relevés de compte

  Remarque : le relevé de compte définitif d'un mois donné est disponible le 2 du mois suivant. Vous êtes Propriétaire d'un compte ou Contrôleur Téléchargez votre relevé de compte pour avoir un aperçu complet de vos dépenses et du solde de votre compte. Connectez-vous. Allez dans Paramètres. Cliquez sur Portefeuille de l'entreprise puis sur Relevés de compte. À partir de là, vous pouvez télécharger un relevé mensuWenig Leser

• Connecter Spendesk à Agicap

  Voici comment vous pouvez lier Spendesk à Agicap. Allez sur Agicap et connectez-vous. Allez sur "Banques et intégrations". ​ [](https://downloads.intercomcdn.com/i/o/605537523/2c051c193a83eabbb08f80cb/Capture+d%E2%80%99e%CC%81cran+2022-10-26+a%CC%80+17.48.56.png?expires=1777573800&signature=3a26796640117aed7f25beb7129d9b48eecbe47f19c714469032050a57a34e20&req=ciAiE8Wenig Leser

• Importez et utilisez simplement votre fichier CSV

  Avant l'import - Sur Spendesk Vérifiez la configuration, dans Paramètres, du modèle d'export que vous utilisez. Quel est le séparateur décimal [ . ] ou [ , ] ? Quel est le séparateur de colonne pour le CSV [ , ] ou [ ; ] ? Téléchargez vos fichiers depuis Spendesk (Comptabiliser > Export). Après l'import - sur Excel Importez vos données via la fonction "Importer". Sélectionnez le bon séparateurWenig Leser

• Comptes auxiliaires sur Spendesk

  Créer un compte auxiliaire 1️⃣ Demandez à votre gestionnaire de compte ou à notre support (support@spendesk.com) d'activer la fonctionnalité. Ensuite, allez dans Paramètres > Informations comptables > Exports, sélectionnez votre modèle de journal d'achats et ajoutez la colonne "Comptes auxiliaires" en cliquant sur le "+" bleu entre 2 colonnes de votre choix. 2️⃣ Allez sur Paramètres > Plan comptable et dans la sous-section de votre choix (ComptWenig Leser

• Etape 2 : exportez vos paiements et achats validés

  Ce tutoriel est composé de deux étapes et est à destination des Contrôleurs et des Propriétaires de compte : Etape 1 : préparez et validez vos paiements et achats Etape 2 : exportez vos paiements. Exportez vos achats / paiements validés Une fois prêt à exporter vos dettes/paiements validés, cliquez sur l'onglet Comptabiliser > Exporter. À partir de là, vous pouvez choisir : la périodeWenig Leser

• Journal d'achat à entrée simple

  Si vous avez besoin d'un format d'export à entrée simple, veuillez consulter soit la page suivante pour changer vos paramètres/format de compta et de journal d'achat, soit la nouvelle page "Tous les achats" et la possibilité d'export depuis cette page (vous trouverez ici plus d'informations). Rappel - Notion de journal d'achat àWenig Leser

• Importer votre journal d'achats Spendesk dans ACD

  Spendesk dispose également d'une intégration native avec ACD pour une expérience fluide d'exportation de votre journal des achats. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cette section de notre Centre d'aide. Voici les étapes à suivre afin d'importer votre journal d'achats Spendesk dans ACD : ​ 1) Préparez et exportez vos paiements Préparez les dépenses dans l'onglet Préparer sur Spendesk puis faites un export avec leWenig Leser

• Commencez une comptabilité "au propre"

  Définissez une date à partir de laquelle vous souhaitez commencer à tenir votre comptabilité. Vous pouvez maintenant sélectionner une date à partir de laquelle les achats vont être cachés. Cela vous permet de définir une date à partir de laquelle vous pouvez commencer votre comptabilité sur Spendesk. Nous avons conçu cette fonctionnalité spécialement pour tous nos utilisateurs qui ne faisaient pas leur comptabilité depuis Spendesk auparavant et qui ont beaucoup de lignes dans **ComptabiliserWenig Leser