• 🇺🇸 Etape 2: Qui peut confirmer un remboursement de note de frais depuis Spendesk?

  Une fois qu'un Contrôleur a programmé un remboursement de note de frais depuis Spendesk, le Propriétaire du compte peut voir toutes les notes de frais en attente de confirmation dans Notes de frais > Confirmer. À partir de cet onglet, il peut voir les détails des remboursements avant de décider d'approuver ou de refuser les virements en attente. Dès qu'une note de frais est validée de Notes de frais > Planifier les remboursements à Notes de frais > Confirmer, le propriétairWenig Leser

• Qu'est-ce que Per Diem?

  Merci de vous référer à la version anglaise de cet article. What's Per Diem?Wenig Leser

• Différents statuts d'un virement (notes de frais)

  Connaître le statut d'un virement de remboursement Lorsque vous planifiez des remboursements directement à partir de Spendesk, vous pouvez suivre leur statut à partir de l'onglet Notes de frais > Historique. Les différents statuts d'un virement En attente de confirmation : le contrôleur a planifié le transfert et il attend l'approbation du propriétaire du compte. En attente : le propriétaire du compte a approuvé le transfert et il sera exécuté à la date d'exécution. **EnWenig Leser

• Pourquoi le virement de la note de frais a-t-il échoué ?

  Si le virement de votre note de frais ou facture a échoué, assurez-vous que : Il y a suffisamment d'argent dans votre portefeuille pour traiter ce virement. Vous pouvez vérifier cela sur votre page Tableau de bord ou dans Paramètres > Mon portefeuille. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez ajouter des fonds. Les informations bancaires du fournisseur ou de l'employé sont correctement renseignées dans Spendesk : Paramètres > Organisation > Membres > le profil du membre (pour les notWenig Leser

• Activer la fonctionnalité sécurisée de remboursement par virement

  Ce cas d'utilisation ne s'applique qu'aux Propriétaires de Compte. Étape 1 : Téléchargez l'application mobile et créez un accès sécurisé Allez dans votre App Store ou Play Store et tapez "Spendesk". Téléchargez l'application et connectez-vous par e-mail, Google, Microsoft ou SAML-SSO. Vous pouvez également cliquer sur ce bouton : Download our mobile app Étape 2 : onglet Paramètres, pour activer la fonction "Remboursement par virement" Allez dansWenig Leser

• Comment calculons-nous les frais kilométriques?

  Parfois, les montants demandés pour les frais kilométriques peuvent être assez confus à comprendre. Avec ce guide, vous serez en mesure de comprendre la démarche de Spendesk pour calculer les frais kilométriques. Dernière actualisation: Février 2024 Vous pourrez ensuite lire plus d'informations sur les variations de montants à rembourser entre la soumission et le remboursement de la demande! Barème pour les voitures Comment nous calculons les frais en dessous de 5000 km Le barème annWenig Leser

• Approuver et rembourser un Per diem

  Les Per Diem apparaissent aux Contrôleurs de la même manière que les notes de frais ou les frais kilométriques du point de vue du contrôle et du paiement, après leur validation par un approbateur OU l'auto-validation de la demande (conformément à la politique d'approbation de l'utilisateur). Workflow de l'onglet Notes de frais Une demande de Per Diem est validée par le Contrôleur. La demande de Per Diem est payée comme une note de frais, en téléchargeant un fichier .csv ou un fichier .xmWenig Leser

• Rembourser une note de frais par virement depuis Spendesk

  Cette fonctionnalité peut être activée dans Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Moyens de paiement. Comment rembourser les notes de frais En tant que Contrôleur ou Propriétaire de compte, accédez à Notes de frais > Programmer les remboursements et sélectionnez les employés que vous souhaitez rembourser. Ensuite : Choisissez une date d'exécution Payer aujourd'hui : Par défaut, les notes de frais sélectionnées ont une date d'exécution correspondant à la date du joWenig Leser

• Rembourser une note de frais par XML SEPA

  Notre option de paiement XML SEPA permet aux clients de Spendesk de rembourser plusieurs employés ou demandes à la fois. Cette option est disponible pour les entreprises situées dans l'EEE. Remboursez plusieurs dépenses en une seule fois Avec la fonctionnalité XML SEPA, vous pouvez facilement préparer plusieurs remboursements de dépenses pour plusieurs employés simultanément. Instructions : Assurez-vous que les employés saisissent leurs coordonnées bancaires sous **Avatar > ProfWenig Leser

• 🇺🇸 Étape 3 : quand le bénéficiaire recevra-t-il le virement?

  Une fois le virement confirmé par le Propriétaire de compte, le virement ACH de remboursement prend en général 5 à 6 jours pour atteindre le compte bancaire de l'employé.Wenig Leser

• Valider ou rejeter une note de frais (Propriétaire de compte et Modérateurs)

  Qui peut approuver les demandes ? Les rôles et permissions suivants peuvent approuver ou rejeter des demandes de remboursement : Propriétaires de comptes Approbateur d'équipe ou de centre de coût Les modérateurs ne peuvent pas auto-approuver leurs propres demandes, sauf si leur politique de dépense le permet. Approuver ou rejeter des demandes de remboursement Chaque semaine, les approbateurs reçoivent une notification concernant les dépenses en attente d'examen. Ils peuvent égalemenWenig Leser

• Soumettre une demande de remboursement de note de frais (sur ordinateur)

  Avant de soumettre une demande de remboursement Activer le module « Notes de frais » Cette section est destinée aux Administrateurs/Propriétaires du compte. Pour permettre à vos employés de soumettre des demandes de remboursement, assurez-vous que le module « Notes de frais » est activé. Voici comment faire : Allez dans "Paramètres", puis "Réglement de l'entreprise" Allez dans "Modes de paiement". Activez l’option "Notes de frais". Veuillez noter que les demaWenig Leser

• Demander une indemnisation kilométrique

  Propriétaires de compte: l'utilisation de la fonction Indemnités kilométriques nécessite notre fonction 'Notes de Frais'. Pour l'activer, allez dans Méthodes de paiement. Soumettre une demande d'indemnité kilométrique Qu'est-ce qu'une demande d'indemnité kilométrique ? Les indemnités kilométriques vous permettent d'être remboursé(e) par votre employeur pour les déplacements professionnels effectués avec votre voiture personnelle. Si vous utilisez votre véhicule personnel pour leWenig Leser

• Annuler un virement de remboursement depuis Spendesk

  Si vous êtes Propriétaire du compte ou Contrôleur, allez dans Notes de frais > Historique. Cliquez sur le virement, puis sur Annuler. Les notes de frais concernées seront renvoyées dans Notes de frais > Planifier les remboursements, où vous pourrez, par exemple, définir une nouvelle date d'exécution. Vous pouvez annuler votre virement tant que nous (Spendesk) n’avons pas commencé à l’exécuter : cela signifie que tant que le statut est soit "en attente de confirmation", soitWenig Leser

• 🇺🇸 Remboursement des employés en devises étrangères

  Sur un compte basé aux États-Unis, vous pouvez seulement rembourser les employés avec un compte bancaire américain à partir de Spendesk. Pour ces employés, sélectionnez 'Depuis Spendesk directement' dans Notes de frais - Planifier. Les virements internationaux doivent être effectués à partir de votre compte bancaire. Pour cela, utilisez l'option CSV dans Notes de frais > Planifier les remboursements. Ensuite, utilisez ce CSV pour effectuer un virement manuel à votre employé.Wenig Leser

• Délais de virement (Notes de Frais)

  Virements standards Le délai d'exécution du virement dépend de l'heure de signature : Les virements SEPA confirmés avant 9h00 sont exécutés le jour ouvré même. Les virements SEPA confirmés après 9h00 sont exécutés le jour ouvré suivant. Une fois exécuté, il peut s'écouler jusqu'à 3 jours ouvrés avant que le bénéficiaire ne reçoive l'argent sur son relevé bancaire. Paiements instantanés Les virements instantanés seront exécutés en 10 secondes. Si vous choisissez d'utilisWenig Leser

• Soumettre une demande de Per Diem

  Merci de vous référer à la version anglaise de cet article: iciWenig Leser

• Soumettre une demande d'indemnités kilométriques sur mobile

  🚨 Propriétaires de compte : l'utilisation de la fonctionnalité frais kilométriques nécessite d'avoir activé le module Notes de frais sur Paramètres > Général > Méthodes de paiement 😊. Comment soumettre une demande de frais kilométriques Cliquez sur le bouton +Nouvelle Demande. Sélectionnez Soumettre des Frais kilométriques. Remplissez les détails relatifs à votre voyage. Envoyez votre demande. Vous pouvez cocher 'Voiture électrique' (sur les comptes françaisWenig Leser

• Rembourser une note de frais par CSV

  Notre fonctionnalité de téléchargement de fichier .CSV vous permet de créer un récapitulatif des montants à rembourser par demandeur, pour une ou plusieurs demandes de dépense à la fois, directement à partir du compte bancaire de votre entreprise. Veuillez noter : ce fichier n’est pas conçu pour être utilisé sur le site web de votre banque. Comment rembourser des demandes de dépense avec un fichier .CSV Avec la fonctionnalité CSV, vous pouvez simplifier la préparation de multiples rembourseWenig Leser

• Rembourser les notes de frais en devises étrangères

  Tous les remboursements sont effectués dans la devise de votre portefeuille Spendesk. Néanmoins, si un employé soumet une demande de remboursement dans une devise étrangère, le système Spendesk lui suggère automatiquement un "montant à rembourser" dans la devise de votre portefeuille. Le taux de change du jour est généralement utilisé, mais les Contrôleurs et les Propriétaires de compte peuvent toujours modifier le montant en choisissant un taux de change fixe, dans **Notes de frais > VériWenig Leser

• Qui peut confirmer un remboursement de note de frais depuis Spendesk?

  Une fois qu'un Contrôleur a programmé un remboursement de note de frais depuis Spendesk, le Propriétaire du compte peut voir toutes les notes de frais en attente de confirmation dans Notes de frais > Confirmer, et reçoit un email**.** À partir de cet onglet, il peut voir les détails des remboursements avant de décider d'approuver ou de refuser les transferts en attente. Confirmer un virement Pour confirmer un virement, le/la Propriétaire du compte doit entrer un code de confirmation envWenig Leser

• Les différents statuts d'une demande (approuvée, en attente, refusée)

  Vous avez créé une demande? Pour l'instant, vous n'êtes pas notifié(e) de son statut, mais vous pouvez en vérifier le statut sur Spendesk. Pour cet article, nous gardons l'exemple d'une note de frais, mais d'autres types de demandes existent. Note de frais visible dans "Demandes". Si la note de frais figure dans les Demandes, elle est soit en attente, soit approuvée, soit refusée. Si elle est en attente : le propriétaire du compte ou le modérateur d'équipe doit l'approuver pWenig Leser

• Rembourser et comptabiliser une note de frais

  Après la validation des notes de frais par les modérateurs, les équipes Finance (contrôleurs) peuvent prendre le relais. Étape de révision Lorsque les modérateurs approuvent une demande de remboursement, celle-ci passe à l'onglet Notes de frais > Vérifier. Depuis cet onglet, les contrôleurs peuvent facilement valider ou rejeter les demandes, et même traiter plusieurs demandes de remboursement à la fois. Étape de remboursement Une fois que les demandes de remboursement sont marquées cWenig Leser

• 🇺🇸 Étape 1 : planifier le remboursement d'une note de frais à partir de Spendesk

  Une fois examinées par les équipes financières (contrôleurs) dans Notes de frais > Vérifier, les notes de frais à rembourser apparaissent dans Notes de frais > Planifier les remboursements. En tant que Contrôleur ou Propriétaire de compte, sélectionnez dans cet onglet les employés que vous souhaitez rembourser. Assurez-vous que leurs coordonnées bancaires sont déjà correctement renseignées dans votre page Paramètres > Organisation > Membres. Le montant de la note de frais, si vousWenig Leser

• Confirmer un remboursement de notes de frais via le flow sécurisé mobile

  En tant que Propriétaire du compte, vous devez confirmer les virements en toute sécurité. Vous pouvez approuver les virements à partir de votre téléphone portable ou par SMS. Étape 1 : Sélectionnez les employés à rembourser et déclenchez le virement. Allez dans l'onglet "Notes de frais > Confirmer" et vérifiez ce qui doit être remboursé. Sélectionnez les employés à rembourser, puis cliquez sur "Valider le virement". Etape 2 : Valider l'action sur mobile Un écran s'affiche iciWenig Leser

• 🇺🇸 Pourquoi le virement de remboursement a-t-il échoué ?

  Vous devez sûrement nous inscrire sur la liste blanche de votre compte bancaire pour que nous puissions déclencher l'ACH en votre nom. Contactez votre institution bancaire pour autoriser les ACH venant de l'identifiant société suivant: "945440567_ ". (Important: Il y a un espace à la fin de cet identifiant).Wenig Leser