Eine Genehmigungsrichtlinie ermöglicht es Ihnen, zu steuern, wie viel in einer Transaktion oder in einem Monat ausgeben, ohne eine Genehmigung einholen zu müssen. Sowohl Admins als auch Kontoinhaber*innen können diese Richtlinien einrichten.

Wichtig: Genehmigungsrichtlinien gelten nur für die ausgewählten Zahlungsmethoden.

So richten Sie Genehmigungsrichtlinien ein

Sie können Genehmigungsrichtlinien auf zwei Arten einrichten:

Eine Richtlinie für ein Mitglied einrichten

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Mitglieder und wählen Sie ein Mitglied aus.
2. Klicken Sie auf Profil bearbeiten und navigieren Sie zum Abschnitt Richtlinie.
3. Wählen Sie die entsprechende Richtlinie aus dem Dropdown-Menü oder erstellen Sie eine benutzerdefinierte Richtlinie:

• Immer: Alle Ausgaben müssen genehmigt werden, unabhängig von der Zahlungsmethode oder dem Betrag.
• Manchmal: Passen Sie die Genehmigungsbedingungen an:

• Definieren Sie Höchstbeträge pro Transaktion und Monat.
• Wählen Sie die Zahlungsmethoden, für die diese Regel gilt.
• Nie: Ausgaben erfordern keine Genehmigung, unabhängig von der Zahlungsmethode oder dem Betrag.

Mehr Autonomie gewähren?
Um mehr Flexibilität zu bieten, setzen Sie höhere Ausgabenlimits pro Transaktion oder Monat.

Hinweis:
Für Kartenanfragen in einer anderen Währung gelten die gleichen Bedingungen wie oben:

• 2,99 % Umrechnungsgebühr.
• Ein zusätzlicher 5 %-Puffer für Wechselkursschwankungen.

Eine Richtlinie für mehrere Mitglieder einrichten

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmensregeln > Genehmigungsrichtlinien.
2. Wählen Sie einen Namen für die Richtlinie und eine der drei Optionen aus:

• Immer: Alle Ausgaben müssen genehmigt werden, unabhängig von der Zahlungsmethode oder dem Betrag.
• Manchmal: Passen Sie die Genehmigungsbedingungen an:

• Definieren Sie Höchstbeträge pro Transaktion und Monat.
• Wählen Sie die Zahlungsmethoden, für die diese Regel gilt.
• Nie: Ausgaben erfordern keine Genehmigung, unabhängig von der Zahlungsmethode oder dem Betrag.

3. Fügen Sie Mitglieder direkt zu dieser Richtlinie hinzu, wenn Sie bereits wissen, wer ihr folgen soll.

💡 Hinweis:
Wenn ein_e Nutzer_in eine Karte in einer anderen Währung beantragt, gelten folgende Gebühren:

• 2,99 % Umrechnungsgebühr.
• Ein zusätzlicher 5 %-Puffer für Wechselkursschwankungen.

Dies bedeutet, dass einige Anfragen je nach Wechselkurs genehmigt werden müssen, andere jedoch nicht.

Ausgabenrichtlinien für Genehmiger*innen:

• Wenn die Ausgabenrichtlinie eines_r Genehmigers_in eine Selbstgenehmigung erlaubt, werden ihre Anfragen automatisch genehmigt.
• Wenn die Richtlinie eine Genehmigung erfordert, folgen die Anfragen dem Genehmigungsfluss:

• Der/die nächste Genehmiger*in im Kostenstelle genehmigt die Anfrage.
• Wenn er/sie der/die Letzte in der Kette ist, wird die Anfrage an den/die Kontoinhaber*in weitergeleitet.

Besonderer Fall:
Stellen Sie sich vor, ein_e Nutzer_in gehört zu einem Genehmigungsfluss, in dem er/sie Anfragen zwischen 0 und 300 Euro genehmigen kann. Seine/ihre Richtlinie besagt jedoch, dass seine/ihre eigenen Ausgaben genehmigt werden müssen. Wenn dieser/diese Nutzer_in eine Anfrage über 200 Euro stellt, muss diese vom/zur nächsten Genehmiger_in in der Kette genehmigt werden. Die Anfrage wird nicht selbst genehmigt.

Häufig gestellte Fragen

F: Wer kann Genehmigungsrichtlinien einrichten?
A: Genehmigungsrichtlinien können von Admins und Kontoinhaber*innen (AOs) eingerichtet werden.

F: Was passiert, wenn ein_e Nutzer_in Genehmiger*in ist und eine Richtlinie hat, die eine Genehmigung erfordert?
A: Ihre Anfragen werden nicht selbst genehmigt. Stattdessen folgen sie dem Genehmigungsfluss bis zum/zur nächsten Genehmiger_in oder zum/zur Kontoinhaber_in.

F: Wie wirken sich Wechselkursschwankungen auf Genehmigungsrichtlinien aus?
A: Anfragen in einer anderen Währung unterliegen einer 2,99 %-Umrechnungsgebühr und einem zusätzlichen 5 %-Puffer für Schwankungen.

F: Gibt es weitere Möglichkeiten, die Genehmigung zu umgehen?

A: Bei bestimmten Tarifen können Sie auch Limits festlegen, wann Anfragen keiner Genehmigung bedürfen. Wenn die Genehmigungsrichtlinie oder die Ausgabenlimitregel vorsieht, dass eine Anfrage die Genehmigung überspringt, wird sie übersprungen.

Aktualisiert am: 30/04/2026